Elektronikus dokumentumok a személyzeti szolgálatban. Új szabályok és döntések. Áttérünk az elektronikus személyi dokumentumkezelésre – hol kezdjem és megtérül-e? Néhány információbiztonsági kockázat a személyzeti dokumentumfolyam használata során

A szervezet dokumentumáramlásának árnyalatai: jogilag megengedett-e a digitális aláírás használata egy vállalkozás személyi dokumentumaiban - olvasható a cikkben.

Kérdés:Érvényesek-e a digitális aláírás vezetője által aláírt és papírra nyomtatott dokumentumok (személyzeti és foglalkozás-egészségügyi)?

Válasz: Az elektronikus formátumú, elektronikus aláírással alátámasztott információ a kézzel aláírt papíralapú dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak minősül. Kivételt képeznek azok az esetek, amikor a szövetségi törvények vagy az azokkal összhangban elfogadott rendeletek előírják, hogy a dokumentumot csak papíron kell elkészíteni. Vagyis a jogszabályok lehetővé teszik a munkáltató számára, hogy korlátozott számú dokumentumhoz minősített elektronikus aláírást használjon (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 312.1 cikkének negyedik része). Ugyanakkor a Munka Törvénykönyve az elektronikus dokumentumok cseréjét csak a távolról dolgozók számára teszi lehetővé. A munkáltató köteles olyan papíralapú dokumentumokat készíteni, amelyekhez a munkavállalók és a meghatalmazott személyek személyes aláírása szükséges. Ez munkakönyv, munkaszerződés, személyi kártya, személyzeti megbízások, nyilatkozatok, keresőképtelenségi igazolások, számviteli naplók és egyebek (az ilyen dokumentumok listáját lásd az alábbi táblázatban). Így minden olyan személyi dokumentumot, amelyhez a munkaügyi jogszabályok a munkavállaló hozzájárulását írják elő, papíron kell tárolni, a felhatalmazott személyek és a munkavállaló aláírásával. Az ilyen dokumentumoknak tartalmazniuk kell a munkavállaló és a meghatalmazott személy „élő” aláírását. Egyéb személyi dokumentumok (például munkaidő-nyilvántartás) tartalmazhatják a jogosult személy (vezető) digitális aláírását.

Alexander Sorokin válaszol:

ajánlások".

Indoklás

Helyzet: Lehet-e elektronikusan vezetni a munkaidő-nyilvántartást papíron történő iktatás nélkül?

Lehetséges, de csak elektronikus digitális aláírással igazolva.

A munkaidő-nyilvántartás (T-13-as vagy önállóan kidolgozott űrlapon) az elsődleges számviteli bizonylat (az Orosz Föderáció kormányának 1997. július 8-i rendeletének 2. szakasza, 835. sz.). A számviteli elsődleges és összesítő bizonylatok papíralapú és számítógépes adathordozón is összeállíthatók. A ledolgozott munkaórák számítógépes nyilvántartására való átállást rögzíteni kell a szervezet számviteli politikájáról szóló törvényben ().

Az elektronikus formátumú, elektronikus aláírással alátámasztott információ a kézzel aláírt papíralapú dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak minősül. Kivételt képeznek azok az esetek, amikor a szövetségi törvények vagy az azokkal összhangban elfogadott rendeletek előírják, hogy a dokumentumot csak papíron kell elkészíteni. Ezt a 2011. április 6-i 63-FZ törvény írja elő. Ugyanakkor a szervezet köteles a kormányzati szervek kérésére saját költségén másolatot készíteni az ilyen dokumentumokról papíron (a 2011. december 6-i 402-FZ törvény 6. része, 9. cikk).

Így a munkaidő-nyilvántartás akkor vezethető elektronikusan, ha az tartalmazza a munkaidő-nyilvántartás vezetéséért felelős személy, a szerkezeti egység vezetőjének és a személyzeti szolgálat munkatársának megfelelően elkészített elektronikus aláírását. Szükség esetén ezen elektronikus dokumentum alapján a munkáltató papír alapon munkaidő-nyilvántartást készíthet.

Hasonló álláspontot tartalmaz Oroszország Pénzügyminisztériumának 2012. január 11-i 03-02-07/1-1.

Az elektronikus dokumentumokkal való munka jellemzői

Mely munkavállalókkal köthető munkaszerződés az interneten keresztül?

Távoli dolgozókkal.

Megengedhető-e az előzetes utazási jelentés elektronikus benyújtása?

Igen, elfogadható.

Mennyi ideig kell a személyi dokumentumokat elektronikusan tárolni?

Ugyanaz, mint a papíron.

A Munka Törvénykönyvének távmunkára vonatkozó módosításai lehetővé tették a munkaügyi kapcsolatok internetes formalizálását. Hogy lépést tartsanak a korral, a szervezetek az elektronikus dokumentumkezelés elsajátítására törekednek. A nehézség az, hogy sok személyzeti tiszt nem bízik a virtuális dokumentumokban. Mennyire indokolt az ilyen óvatosság? Milyen követelmények vonatkoznak az elektronikus formában lévő személyi dokumentumokra? Melyiket kell papíron sokszorosítani?

A szervezetnek joga van elsődleges számviteli bizonylatokat papír és elektronikus formában is elkészíteni (a 2011. december 6-i 402-FZ szövetségi törvény (a továbbiakban: 402-FZ törvény) 9. cikkének 5. része). csak akkor használható fel gazdálkodási célokra, ha jogerősek (GOST R 51141-98 2.1.25. pont).

Ennek eléréséhez a megfelelő dokumentumok elkészítésével a munkáltatók kötelesek:
- a hatályos jogszabályok normáin kell alapulnia;
- saját hatáskörébe tartozó dokumentumokat készíteni;
- betartani az iratkészítésre megállapított szabályokat.

Az elektronikus dokumentumot először is az irodai munka általános szabályaival (GOST R 6.30-2003) összhangban kell elkészíteni. Másodszor, állítsa be a kötelező adatokat egy hasonló dokumentumhoz papíron (a 402-FZ törvény 2. része, 9. cikk). Ilyen például a dokumentum megnevezése és elkészítésének dátuma, a szervezet neve, a bizonylat típusa, az esemény nagysága, mértékegységei stb.

Csak papír alapon készült dokumentumok

A minősített elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum egyenértékű a kézzel írt aláírással aláírt papíralapú dokumentummal (a 63-FZ. törvény 1. része, 6. cikk). Kivételt képeznek azok az esetek, amikor a szövetségi törvények vagy az ezekkel összhangban elfogadott rendeletek megkövetelik, hogy egy dokumentumot csak papíron készítsenek el (az alábbi táblázat).

Tanács

Joga van a papír alapon vezetett személyi igazolvány bejegyzéseinek megkettőzésére az elektronikus formában őrzött személyi igazolvány bejegyzéseivel.

A gyakorlatban még akkor is, ha egy szervezet bevezetett elektronikus dokumentumkezelő rendszert, néhány olyan dokumentum, amelyhez a törvény a munkavállalók személyes aláírását írja elő, papír alapon készül. Például a munkakönyvek és a bennük lévő betétek mozgásának elszámolási könyve. Végül is tartalmazza a „A munkakönyvet elfogadó vagy kitöltött felelős személy nyugtája” és „A munkavállaló nyugtája a munkakönyv átvételéről” oszlopokat. De a munkaszerződések nyilvántartási naplóját elektronikus formában vezetik.

A hiba javítása

Hogyan szerezhet be minősített aláírást A „Munkaügyi viták” rovatban

talál egy bírósági határozatot, amely szerint a munkaviszony megerősíthető a felvételi folyamat során folytatott e-mailes levelezés tartalmával (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

A továbbfejlesztett minősített aláírás lehetővé teszi a dokumentumot aláíró alkalmazott azonosítását, valamint annak megállapítását, hogy a dokumentumot az aláírást követően módosították-e (a 63-FZ törvény 5. cikkének 4. része). Az ilyen elektronikus aláírás ellenőrző kulcsát egy akkreditált tanúsító központ speciális minősített tanúsítványa jelzi. A fokozott minősített aláírás megszerzéséhez a szervezeteknek és alkalmazottaknak fel kell venniük a kapcsolatot egy akkreditált tanúsító központtal (a 63-FZ törvény 15. cikke), és be kell nyújtaniuk a szükséges dokumentumokat (a 63-FZ törvény 18. cikkének 2. része). Az akkreditált tanúsító központok listája megtalálható az oroszországi távközlési és tömegkommunikációs minisztérium honlapján minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (az Oroszországi Szövetségi Pénzügyi Piacok Szolgálatának 2013. június 6-i tájékoztató levele No. 13-DP-10/21117).

Mennyit és hogyan kell tárolni a virtuális személyzeti dokumentumokat

A szervezet által készített összes elsődleges dokumentum elektronikusan tárolható. A lényeg az, hogy minősített elektronikus aláírással igazolják őket. A szervezet elektronikus archívuma létrehozásának rendjét az Irattári Működési Szabályzat határozza meg. A törvény azonban nem ír elő speciális módszereket az elektronikus dokumentumok tárolására. A cégek tárolhatják azokat számítógépen, pendrive-on, lemezen, vagy papíron nyomtatott formában, az elektronikus aláírásra vonatkozó megjegyzéssel: „A dokumentumot elektronikus digitális aláírással írják alá. Impresszum sz.

Tanács

A szervezetnek joga van nem saját archívumot létrehozni, hanem dokumentumait állandó tárolás céljából az állami levéltárba továbbítani (a 2004. október 22-i 125-FZ törvény 18. cikkének 4. pontja)

Fontos olyan tárolási rendszert biztosítani, amely kizárja:
- információ elvesztése, megsemmisülése vagy eltorzulása. Például dokumentumok új adathordozóra való átírása, amint a régiek elavulnak, stb. (az Levéltári Működési Szabályzat 4.4.2.4. pontja);
- a személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés. Például, nevezzen ki alkalmazottakat, akik felelősek a személyes adatok biztonságának biztosításáért az információs rendszerben stb. (Az Orosz Föderáció kormányának 2012. november 1-i 1119. számú rendeletével jóváhagyott követelmények 13-16. pontja).

A papíralapú és az elektronikus szabványos irattári dokumentumok tárolási ideje megegyezik. Az oroszországi kulturális minisztérium 2010. augusztus 25-i, 558. számú rendelete alapján hozták létre.

Emlékezz a fő dologra

A munkáltató köteles olyan papíralapú dokumentumokat készíteni, amelyekhez a munkavállalók és a meghatalmazott személyek személyes aláírása szükséges. Ez munkakönyv, munkaszerződés, személyi igazolvány, személyi megbízások, nyilatkozatok, keresőképtelenségi igazolások, könyvelési naplók stb.

Némi ellentmondás van az elektronikus aláírásról szóló törvény és a munka törvénykönyve között. Az elektronikus minősített aláírással ellátott dokumentum formailag egyenértékű a saját kezűleg aláírt dokumentummal. A Munka Törvénykönyve azonban csak a távolról dolgozók számára teszi lehetővé az elektronikus dokumentumok cseréjét.

Ma a munkaügyi jogszabályok nem biztosítanak a munkáltató számára olyan feltételeket, amelyek mellett minden személyi dokumentumot csak elektronikus formában lehetne tárolni. Kivételt képeznek a távmunkások munkaviszonyával kapcsolatos dokumentumok.

A Rosarkhiv Igazgatósága 2002. február 6-i határozatával (a továbbiakban: Levéltári Működési Szabályzat)

Alexander Sorokin válaszol:

Az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat Működési Ellenőrzési Osztályának helyettes vezetője

„A készpénzes fizetési rendszereket csak olyan esetekben szabad használni, amikor az eladó halasztási vagy részletfizetési tervet ad a vevőnek, beleértve az alkalmazottait is az áruk, munkák és szolgáltatások fizetésére. A Szövetségi Adószolgálat szerint ezek az esetek az áruk, a munka és a szolgáltatások fizetésére szolgáló kölcsön nyújtására és visszafizetésére vonatkoznak. Ha egy szervezet készpénzkölcsönt ad ki, ilyen kölcsönt visszafizet, vagy maga kap és fizet kölcsönt, ne használja a pénztárgépet. Pontosan mikor kell csekket ütnie, nézze meg

Az orosz Gazdaságfejlesztési Minisztérium törvényjavaslatot dolgozott ki, amely lehetővé teszi az elektronikus digitális aláírás alkalmazását a személyi dokumentumokban. A Munka Törvénykönyve módosításának készítői arra számítanak, hogy a javasolt változtatások optimalizálják a munkavállalók munkatevékenységükhöz közvetlenül kapcsolódó elfogadott helyi törvényekkel való megismertetését.

A munkaviszonyban használt dokumentumok nemcsak papír alapon, hanem elektronikus aláírással aláírt elektronikus okmányok formájában is elkészíthetők, és a munkavállaló nem saját kezű aláírásával ismerkedhet meg a munkáltató helyi szabályozásával. egy elektronikus aláírást. Az ilyen szabályokat az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvébe az „Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének módosításáról (az elektronikus formátumú dokumentumok felhasználására vonatkozóan)” szóló törvényjavaslat (a továbbiakban: törvénytervezet) javasolja bevezetni. Jelenleg a törvénytervezet szövege felkerül a Regulation.gov.ru portálra nyilvános vitára, amely május 25-ig tart (Projektazonosító 02/04/03-16/00046833).

A törvénytervezet magyarázó jegyzetében a fejlesztők megjegyzik, hogy sok vállalat már nem csak belső dokumentumok küldésére használ információs rendszert, hanem elektronikus számlák, devizadokumentumok elektronikus formában történő cseréjére is. Ezért feltételezzük, hogy a személyzet fordítása a dokumentumok elektronikus formátumba történő átvételéhez nem lesz szükség további technikai eszközök (beleértve az elektronikus aláírást) vásárlására. Nem a munkavállalók, hanem a munkáltató tisztviselői által használt aláírásokról beszélünk. A törvényjavaslat azonban nem tartalmaz arra vonatkozó kötelező utasítást, hogy a munkáltató fizesse meg a munkavállalók elektronikus aláírását. Sőt, a magyarázó jegyzet kimondja, hogy azok a munkáltatók, akik az információs technológia használatával kapcsolatos projektekbe kívánnak befektetni, megtehetik (de nem szabad).

Nem csak a távoli dolgozóknak van joga dokumentumokat online aláírni

A Gazdaságfejlesztési Minisztérium szerint a modern gazdasági körülmények között egyre fontosabbá válik a termelés tárgyi eszközeivel nem összefüggő költségek csökkentésére irányuló munka. Ez különösen igaz azokra a vállalatokra, amelyek az Orosz Föderáció több alkotórészében működnek, és kénytelenek minden egyes ágban (képviseleti irodában) személyzeti szolgáltatást fenntartani. A költségek csökkentése lehetséges a papíralapú dokumentumokat feldolgozó személyzet munkájának optimalizálásával, további helyiségek bérlésének megtagadásával, ahol a személyzeti dokumentumokat tárolják, az irodai kellékek költségeinek csökkentésével, speciális szekrények vásárlásával stb. Szakértői adatok szerint a papíralapú iratkezeléssel járó költségek egy cég forgótőkéjének akár 10%-át is elérhetik, a személyi dokumentumok aránya a teljes iratforgalomban 50%.

A Gazdaságfejlesztési Minisztérium szerint az elektronikus dokumentumok aláírásának lehetősége elősegíti ezen mutatók javítását. Annak a lehetőségnek köszönhetően, hogy minden alkalmazottat egyidejűleg megismertessünk az elfogadott helyi szabályozási aktussal, amelynek megismerése a törvény erejénél fogva kötelező (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 10. bekezdése, 2. része, 22. cikk), anélkül, hogy időt vesztegetnénk személyesen. találkozó vagy dokumentumok küldése, akkor a munka személyzet-orientált szolgáltatások sokkal hatékonyabbak lesznek. A nagy fluktuációjú cégeknél, ahol a határidők elmulasztása miatt gyakran találkozhatunk a dokumentumok „visszamenőleges” aláírásának gyakorlatával, az elektronikus dokumentumkezelés segíti a jogszabályi keretek között történő megismerkedést.

Ez az eljárás azt is lehetővé teszi, hogy a munkavállalók nagy mennyiségű irattal, megfelelő időpontban megismerkedjenek, és a személyi dokumentumok aláírásához elektronikus aláírást kapott munkavállalók is használhatják azt a kormányzati szolgáltatások elektronikus fogadása során.

Vegye figyelembe, hogy jelenleg a Munka Törvénykönyve csak akkor engedélyezi az elektronikus dokumentumáramlást a munkavállaló és a munkáltató között, ha távmunkáról beszélünk (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 312.1 cikke). A kódex megfelelő módosításait három évvel ezelőtt hajtották végre (2013. 04. 05. 60-FZ szövetségi törvény).

Az orosz gazdaságfejlesztési minisztérium szerint ez a helyzet sérti a normál munkarendben dolgozó munkavállalók jogait, ezért szükséges a törvényben előírni az elektronikus dokumentumok cseréjének lehetőségét a „rendes” munkaviszonyokhoz.

Engedélyezi az elektronikus aláírás használatát, de nem mindig

A törvényjavaslat az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének kiegészítését javasolja egy új normával - Art. 8.1, amely a meghatalmazott személy vagy alkalmazott kézírásos aláírásával ellátott státuszú papírdokumentumokban és az elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumokban egyenlíti ki, mindkettőt írásbeli dokumentumnak ismerve el.

Az elektronikus aláírás használatának lehetőségét és eljárását, az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok papíralapú dokumentumokkal egyenértékűnek való elismerésének eseteit, valamint az elektronikus aláírás használatának munkavállaló általi megtagadásának eljárását egy helyi jogszabály határozza meg. figyelembe veszi az elsődleges szakszervezeti szervezet választott testületének véleményét.

Az elektronikus aláírást három feltétel teljesülése esetén használhatja:

a munkáltató elfogadta a fent meghatározott helyi szabályozást;

a munkavállaló ezt a helyi jogszabályt aláírás ellenében ismeri (jelen esetben csak a papíron lévő dokumentum személyes megismerését értjük);

a munkáltató szervezési és technikai intézkedéseket tett az elektronikus aláírás használatára (így különösen az elektronikus aláírás ellenőrzésére, az elektronikus dokumentumok tárolására, valamint az elektronikus aláírással aláírt dokumentumok sértetlenségének és megváltoztathatatlanságának biztosítására eljárás került kialakításra).

A munkavállaló viszont nem járulhat hozzá az elektronikus aláírás használatához. Ez különösen igaz azokra az alkalmazottakra, akiknek a munkája nem igényel számítógépet. Ebben az esetben a munkavállalónak joga van írásos nyilatkozatot benyújtani, hogy ne használjon elektronikus aláírást a munkavállalóval való munkaviszonyban.

Hacsak az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve vagy más szabályozási jogi aktusok másként nem rendelkeznek, a munkaügyi kapcsolatok felei közötti interakció során az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének módosításai lehetővé teszik az elektronikus aláírás használatát. Ugyanakkor a törvénytervezet tartalmaz egy listát azokról a dokumentumokról (és meglehetősen lenyűgöző), amelyek végrehajtása során nem megengedett a munkavállaló elektronikus aláírása. Az ilyen dokumentumok különösen a következőket tartalmazzák:

munkaszerződés felvételével, megkötésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos;

• a munkavállaló pénzügyi és fegyelmi felelősségével kapcsolatos;

megállapodás a teljes egyéni vagy kollektív (csapat) pénzügyi felelősségről;

• kollektív megállapodás; a munkából való felfüggesztés elrendelése; a szülési szabadság, a gyermekgondozás, valamint a fogyatékkal élő gyermekek gondozásához szükséges további szabadnapok megadásának alapját képező kérelmek;
• a létszámleépítési eljárást kísérő dokumentumok (figyelmeztetés, állásajánlat és egyéb dokumentumok);
• a munkavállaló kérelme munkakönyv bejegyzésére stb.

1. Érvényes-e az elektronikus aláírás a személyi dokumentumokon? 2. Aláírható-e a helyi szabályzat (LNA) ismeretterjesztő lap nélkül, csak az LNA-k listája és egy aláírás egy lapon a munkavállaló számára? 3. Vezethet-e személyi nyilvántartást a munkaszerződéssel nem rendelkező munkavállaló a cégben?

Válasz

Jelenleg egyre több szervezet gondolkodik azon, hogy tevékenységét optimalizálja a belső dokumentumáramlás javítása és felgyorsítása érdekében, beleértve a személyi állományt is. Sokan közülük különböző információs rendszerek bevezetésének útjára léptek, de ennek ellenére az elektronikus személyi dokumentumkezelés továbbra is terra incognita marad a szervezetek és informatikai szolgáltatások túlnyomó többsége számára.

Ebben a cikkben megvizsgáljuk azokat a kulcsfontosságú kérdéseket, amelyekkel a HR-szakértőknek foglalkozniuk kell, akik keresik a lehetőséget, hogy áttérjenek a személyi dokumentumokkal való munkavégzés papírmentes formájára.

Az elektronikus dokumentumkezeléssel rendelkező információs rendszerek követelményeinek jogi szabályozása

A személyi iratkezelés elektronikus formába helyezése érezhetően eltér a hagyományos elektronikus dokumentumkezelési információs rendszerek (EDMS) megvalósításától, amelyek nem érintik a személyi iratkezelést.

A legfontosabb dolog az, hogy a személyzeti EDMS-re a 2006. július 27-i „A személyes adatokról” szóló 152-FZ szövetségi törvény vonatkozik, amely követelményeket állapít meg a személyes adatok kezelőjére (PD) és információs rendszereire vonatkozóan. A személyes adatokat tartalmazó információs rendszerekre vonatkozó részletes követelményeket az Orosz Föderáció kormányának 2012. november 1-jei N 1119 „A személyes adatok személyes adatok információs rendszerekben történő feldolgozása során történő védelmére vonatkozó követelmények jóváhagyásáról szóló” rendelettel jóváhagyott dokumentum határozza meg. (a továbbiakban: Követelmények). A legjelentősebb ezen a területen a jogalkotó által a személyes adatok védelmét szolgáló kötelező intézkedésekre vonatkozó követelmények.

Jelen dokumentum olvasása során különös figyelmet kell fordítania arra, hogy a Követelmények 6. pontja értelmében a személyzeti EDMS-ek személyes adatainak információbiztonságát fenyegető veszélyek a szervezetek túlnyomó többségében legalább a fenyegetettség típusának minősíthetők. 1 (rendszerszoftver nem deklarált képességei) és 2. típus (alkalmazásszoftver nem deklarált képességei).

A jelen Követelmények 8-11. pontjai az információs rendszer biztonságának 4 szintjét írják le, míg a legtöbb szervezet esetében, amely csak az alkalmazottak személyes adatait kezeli, és nem kezel harmadik személyek személyes adatait, a Követelmények az információs rendszer 2. szintű biztosításának szükségességét jelzik. Biztonság.

A Követelmények 15. pontja szerint a személyes adatokat kezelő szervezet az információs rendszer biztonságának 2. szintjének elérése érdekében köteles:

Biztonsági rendszert kell kialakítani azon helyiségek számára, ahol az információs rendszer található, megakadályozva az ott tartózkodási joggal nem rendelkező személyek ellenőrizetlen belépését vagy ott tartózkodását;

Biztosítani kell a személyes adathordozók biztonságát;

Gondoskodik arról, hogy az üzemeltető vezetője jóváhagyja azon személyek névsorát meghatározó dokumentumot, akiknek az információs rendszerben kezelt személyes adataihoz való hozzáférése hivatali (munkaügyi) feladataik ellátásához szükséges;

Biztosítani kell az információbiztonsági eszközök használatát, amelyeket az Orosz Föderáció információbiztonsági jogszabályai követelményeinek való megfelelés szempontjából értékeltek, olyan esetekben, amikor ilyen eszközök használata szükséges a jelenlegi fenyegetések semlegesítéséhez;

Az információs rendszerben a személyes adatok biztonságának biztosításáért felelős tisztviselőt (alkalmazottat) nevez ki;

Gondoskodjon arról, hogy az információs rendszer elektronikus üzenetnaplójának tartalmához csak az üzemeltető tisztségviselői (alkalmazottai), illetve az arra jogosult személy férhessen hozzá, akinek hivatali (munkaköri) feladatai ellátásához szüksége van a meghatározott naplóban szereplő információkra.

Az összes alkalmazott EDMS-nek legalább 3 évente át kell esnie a 2006. július 27-i N 152-FZ „A személyes adatokról” szövetségi törvény követelményeinek való megfelelés érdekében, és ezt az ellenőrzést a szervezet önállóan vagy a szervezettel együtt is elvégezheti. olyan jogi személyek/egyéni vállalkozók bevonása szerződéses alapon, akik engedéllyel rendelkeznek a bizalmas információk műszaki védelmével kapcsolatos tevékenységek végzésére (az Orosz Föderáció kormányának 2012. november 1-jei, N 1119. sz. rendeletének 17. pontja). A személyes adatok személyes adatok információs rendszerekben történő kezelése során történő védelmére vonatkozó követelmények jóváhagyásáról). Az ilyen engedélyeket az Orosz Föderáció FSB adja ki az Orosz Föderáció kormányának 2012. február 3-i N 79 „A bizalmas információk műszaki védelmével kapcsolatos engedélyezési tevékenységekről” szóló rendeletével összhangban.

Információink. A személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos tevékenységeket szabályozó felhatalmazott szövetségi szervek a következők:

A Roskomnadzor (Szövetségi Kommunikációs, Információs Technológiai és Tömegkommunikációs Felügyeleti Szolgálat) – ellenőrzi és felügyeli a személyes adatok feldolgozásának jogszabályi követelményeknek való megfelelését.

Az oroszországi FSTEC (Szövetségi Műszaki és Exportellenőrzési Szolgálat) - hatáskörein belül módszereket és eszközöket hoz létre az információs rendszerekben található információk védelmére.

Az Orosz Föderáció FSB (az Orosz Föderáció Szövetségi Biztonsági Szolgálata) - hatáskörén belül meghatározza az információs rendszerekben található információk védelmének módszereit és eszközeit (szabályozza a kriptográfiai eszközök alkalmazási körét).

Figyelembe kell venni, hogy a személyes adatok biztonságának biztosításáért felelős szervezet tisztviselőjének megfelelő képesítéssel kell rendelkeznie, ezért a munkavállalóra vonatkozó követelmények meghatározásakor az Orosz Föderáció kormányának N 1119 rendeletére kell összpontosítani. és az oroszországi FSTEC 2013.18.02-i rendelete N 21 „A személyes adatok biztonságát biztosító szervezeti és technikai intézkedések összetételének és tartalmának jóváhagyásáról a személyes adatok információs rendszerekben történő feldolgozása során”.

Javasoljuk, hogy a munkaköri leírásban meghatározott munkaköri követelményekbe beépítsék a vonatkozó rendelkezéseket, például a „Személyes adatok védelme” témában végzett, legalább 72 órás továbbképzések szükségességét engedéllyel rendelkező oktatóközpontban vagy szakirányú továbbképzések szükségességét. felsőoktatás az információbiztonság területén.

Lehetséges, hogy szervezetének van egy osztálya, amelynek feladatai közé tartozik az információk vagy az üzleti titkok védelme. És egy ilyen osztályon belül valószínűleg már van olyan alkalmazott, akinek képesítése lehetővé teszi számára, hogy biztosítsa a „Személyes adatokról szóló törvény” követelményeinek való megfelelést, és pozitív következtetéseket kapjon a szabályozó hatóságok által végzett ellenőrzések eredményei alapján.

Az elektronikus aláírások jogállása és felhasználása a személyi iratkezelésben

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer működése elválaszthatatlan a személyi iratkezelésben jogilag jelentős cselekményekben részt vevő személyek sajátos kézírásos aláírásának használatától. Az úgynevezett elektronikus aláírásokról (ES) beszélünk.

Tudnod kellene.Az elektronikus aláírások bármely szervezeten belüli elektronikus személyi dokumentum-folyamatban történő felhasználását a helyi szabályozással kell formalizálni, ami az Art. értelméből következik. törvény 63-FZ. Ezek a következő dokumentumok lehetnek: „A Tanúsító Központ Szabályzatának jóváhagyásáról és hatálybalépéséről” Rendelet, „A Tanúsítóközpont Szabályzatának végrehajtására vonatkozó felelősségi körök kijelöléséről szóló személyzeti rendelet”, „A Tanúsítóközpont Szabályzatának végrehajtására vonatkozó felelősségi körök kijelöléséről szóló rendelet” A tanúsító központ által kibocsátott, a szervezet tisztségviselői általi elektronikus aláírás rögzítésének, tárolásának és használatának eljárásáról" és egyéb helyi előírásokról. Ha ezeket az aktusokat elfogadják, és a szervezet alkalmazottai megismerkednek velük, az N 63-FZ törvénynek megfelelő eljárásokkal összhangban aláírt dokumentumokat a hatályos jogszabályok szerint aláírtnak tekintik.

Oroszország területén az elektronikus aláírás létrehozására és használatára vonatkozó eljárást jelenleg az elektronikus aláírásokról szóló, 2011. június 4-i 63-FZ szövetségi törvény szabályozza. A korábban hatályos N1-FZ „Az elektronikus digitális aláírásról” szóló törvény 2013. július 1-jén hatályát vesztette.

Az Art. 5 Az N 63-FZ kétféle elektronikus aláírást különböztet meg: egyszerű és továbbfejlesztett. A továbbfejlesztett ES pedig 2 altípusra oszlik: minősített továbbfejlesztett ES és minősítetlen továbbfejlesztett ES. A különbség köztük az, hogy minősített aláírást csak erre szakosodott szervezet - akkreditált tanúsító központ, minősítetlen aláírást - hitelesítő központ adhat ki. A tanúsító központok tevékenységére vonatkozó követelményeket az Art. 13. §-a alapján akkreditációjuk rendje a Ptk. törvény 16. §-a 63-FZ.

A szervezeten belüli elektronikus személyzeti iratok kezelésénél csak a fokozott elektronikus aláírás az érdekes. Ebben az esetben a cég igény szerint létrehozhat saját hitelesítési központot, amely (tevékenysége során a hatályos jogszabályok előírásainak betartása mellett) minősítés nélküli fokozott elektronikus aláírást bocsát ki alkalmazottai számára. A törvény általános szabályai szerint minden megengedett, amit a Törvény közvetlenül nem tilt. A szövetségi jogszabályok nem tiltják a szervezetek számára, hogy saját tanúsító központokat hozzanak létre. A szervezet tanúsító központja ezt követően a törvényben előírt módon akkreditálható.

A munkavállaló és a munkáltató közötti kapcsolatokban használt elektronikus dokumentumok aláírásához érdemes megfontolni a szervezet vezetőjének minősített, fokozottan igénybe vett elektronikus aláírás használatát. Ellenkező esetben a hatósági ellenőrzések és az esetleges munkaügyi viták során a minősítetlen elektronikus aláírás használata azzal a kockázattal jár, hogy a munkáltató helyi cselekményeit (szabadságrend vagy fegyelmi büntetés kiszabására vonatkozó végzés) érvénytelennek vagy hiányzónak ismerik el, ennek megfelelő jogkövetkezményekkel.

Sőt, a legtöbb szervezetben a vezető már rendelkezik minősített, továbbfejlesztett elektronikus aláírással, amelyet az egyik akkreditált tanúsító központ bocsátott ki az adóbevallások benyújtásához. Ugyanezeket az aláírásokat használják, amikor egy szervezet részt vesz az elektronikus platformokon történő licitálásban a 2005. július 21-i N 94-FZ „Az áruszállításra, a munkavégzésre, az állami és önkormányzati szükségletekre nyújtott szolgáltatásokra vonatkozó megrendelésekről” szóló szövetségi törvény értelmében. , 2011. július 18-i N 223-FZ „Az áruk, építési beruházások és szolgáltatások bizonyos típusú jogi személyek által történő beszerzéséről” és a 2013.05.04. N 44-FZ szövetségi törvény „A szerződéses rendszerről az állami és önkormányzati igényeket kielégítő áruk, munkák, szolgáltatások beszerzése”.

A továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírás hátrányai közé tartozik a rövid használati idő – a létrehozásától számított 1 év; Ezen időszak után ez az aláírás nem használható új elektronikus dokumentumok aláírására. Az üzleti gyakorlatban a CA-k legfeljebb 1 évig érvényes aláírásokat adnak ki (adóbevallás benyújtására stb.). Eltérő érvényességi idejű továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírást is megrendelhet, ha a CA előírásai ezt lehetővé teszik. Elektronikus aláírást 1 évnél rövidebb időre is megrendelhet, ha a CA ilyen szolgáltatást kínál. A 3 hónapos EP ára megegyezhet az 1 éves EP árával. Az egy éves időtartam lejárta nem jelenti a korábban minősített elektronikus aláírással aláírt dokumentumok érvénytelenségét, azok jogilag jelentősek maradnak. A vezető számára évente új ES-t kell beszerezni egy akkreditált tanúsító központtól, és a tanúsító központ ES-kibocsátó szolgáltatása fizetős.

Az ES különféle szoftverekben való felhasználásának lehetősége szempontjából megjegyzendő, hogy az orosz és külföldi szoftverek, amelyekben az ES használható, elsősorban Microsoft Windows platformon működnek.

Fontos.Emlékeztetünk arra, hogy a FAPSI 2001. június 13-i 152. számú rendelete „Az információt nem tartalmazó, korlátozott hozzáférésű információk tárolásának, feldolgozásának és kommunikációs csatornákon keresztüli továbbításának megszervezéséről és biztonságának biztosításáról szóló utasítások jóváhagyásáról” állami tulajdont képező” továbbra is titkos. Ennek a dokumentumnak megfelelően az alkalmazottak által átvett összes elektronikus aláírási adathordozót átvételi elismervény ellenében a megfelelő naplóba kell kiállítani a másolatok nyilvántartására. A szervezet alkalmazottai személyes felelősséget viselnek biztonságukért.

A szabadon terjesztett Linux-szoftverek szervezet általi használata azonban nem ír elő technológiai korlátozásokat az N 63-FZ törvény követelményeinek megfelelő elektronikus aláírások használatára vonatkozóan. Az informatikusok által jól ismert PGP rendszer és annak szabadon terjesztett megvalósítása, a GnuPG lehetővé teszi a továbbfejlesztett minősítés nélküli elektronikus aláírások létrehozását, amelyek megfelelnek az Art. követelményeinek. Az N 63-FZ törvény 5. §-a szerint a szervezeten belüli használatra, saját igényeinek kielégítésére. Az egyetlen korlátozás az, hogy az állami és önkormányzati intézményekben a használt elektronikus aláírásoknak meg kell felelniük a Szövetségi Biztonsági Szolgálat kriptográfiai védelmi követelményeinek, és ha az elektronikus aláírást szállítótól vásárolják, a szállítónak FSB-licenccel kell rendelkeznie.

Előnyök és hátrányok

A HR elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének fő előnye természetesen a munkaerőköltség, valamint az összeállított, feldolgozott, egyeztetett és tárolt papíralapú dokumentumok számának csökkenése.

De minden fő dokumentumnak megvannak a maga hátrányai.

Mindenekelőtt ez a személyzeti táblázat, amelynek papírforma hiánya nehézségekhez vezethet munkaügyi viták esetén, amikor azokat a bíróság elbírálja: a bíróság elé terjesztendő bizonyítékok bővítése. igazolja a leépítés miatti felmondás jogszerűségét (megüresedett állások hiánya stb.). Meglehetősen nehéz azonban megjósolni, hogy milyen szélesebb körű kockázatokkal jár, ha nincs papíralapú személyzeti asztal. Megfelelő elektronikus dokumentumkezelés mellett pedig az elektronikus adatbázisból kinyomtatva sokkal gyorsabban gyűjtik össze a bizonyítékbázist. Fogadja el, hogy ez egyszerűbb, mint az adatok mechanikus másolása papírhordozóról. Külön kérdés, hogyan lehet bizonyítani a bíróságnak, hogy ez az elektronikus nyomtatott dokumentum a szokásos papíralapú személyzeti táblázat teljes analógja.

Rostrud 2013.09.01-i levelében N 2-TZ „Az elsődleges számviteli bizonylatok (személyi nyilvántartások, valamint a munkaidő és a személyzettel való elszámolások nyilvántartása) nyomtatványairól, amelyeket a civil szervezetek január 1-től használnak. , 2013” kimondja, hogy „2013. január 1-jétől a civil szervezetek jogosultak az általuk önállóan kidolgozott elsődleges számviteli bizonylatok (ideértve az N T-2 nyomtatványt is) használatára.”

Ha ezt a normát szó szerint értelmezzük, akkor a munkavállaló személyi igazolványának és munkaidő-nyilvántartásának papíralapú nyomtatványainak hiánya nem válhat jogsértéssé, és nem vonhat maga után büntetést a dokumentum papíralapú másolatának hiánya miatt. A lényeg az, hogy a törvényben meghatározott valamennyi adatot elektronikus formában jelezzék, mivel ezt az Állami Statisztikai Bizottság 2004. 01. 1-i 1. számú határozata írja elő „A munka és annak nyilvántartására szolgáló elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak jóváhagyásáról”. fizetés” és a Kulturális Minisztérium 2010. 08. 25-i 558. számú „Az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett, a tárolási időket megjelölő szabványos levéltári dokumentumok jegyzéke” jóváhagyásáról. Nem szabad azonban elfelejteni, hogy egyes nyilvántartásokat a munkavállalónak aláírás ellenében kell felülvizsgálnia, és a személyi kártya megőrzéséért felelős alkalmazottnak aláírásával kell igazolnia az elvégzett javításokat. Emlékeztetünk arra is, hogy az oroszországi kulturális minisztérium 2010. augusztus 25-i N 558-as rendelete értelmében a munkavállaló személyi igazolványát 75 évig meg kell őrizni.

Ha a szervezet műszakos munkarenddel rendelkezik, a Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 103. cikke értelmében a munkavállalókat legkésőbb egy hónappal a bevezetésük előtt meg kell ismerni a műszakok beosztásával. Így a megismertetésről a dolgozó(k) aláírásával ellátott papíralapú dokumentum hiányában fennáll annak a veszélye, hogy a munkavállaló nem jelenik meg a műszakban a munkában, és emiatt munkaügyi viták alakulhatnak ki az elbocsátás miatt. hiányzás.

A személyzetre vonatkozó utasítások kiadásakor (átvétel, áthelyezés, alkalmazott elbocsátása, fegyelmi szankciók) az esetleges kockázatok jogi és szervezeti jellegűek egyaránt. Jogi szempontból a minősítés nélküli elektronikus aláírás használatakor olyan helyzet adódhat, amikor a szervezetnek már nincs hitelesítési központja, így az ilyen elektronikus aláírással aláírt megbízások jogerősségének bizonyítása problémás lehet. Szervezési szempontból szem előtt kell tartani, hogy a munkavállaló írásos kérelmet nyújthat be, amelyben a végzés másolatát kéri. Jobb, ha a szervezetek az EDMS bevezetése előtt döntik el, hogyan kell jogilag kifogástalanul teljesíteni az ilyen kéréseket. Vegye figyelembe, hogy a munkavállaló kérése mellett a cég bírósági kérelmet is kaphat dokumentumok másolatának kiállítására – a bírósági felszólítás elmulasztása nagyon konkrét jogkövetkezményekkel jár.

A szabadság ütemezése kötelező dokumentum, annak hiánya az Art. 123 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. A „Számvitelről” szóló, 2011. december 6-án kelt szövetségi törvény, az N 402-FZ lehetővé teszi a saját dokumentum-űrlapok önálló kidolgozását és jóváhagyását - és a hatályos jogszabályokkal összhangban minden kötelező adatot tartalmazniuk kell. Ellenkező esetben az igazolás a tervezési szabályok megsértése miatt érvénytelenné nyilvánítható.

A következő szabadság kezdő időpontjáról a munkavállaló időben történő értesítése a munkáltató számára kötelező az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke: "A munkavállalót a szabadság kezdete előtt legkésőbb két héttel aláírás ellenében értesíteni kell." Elektronikus dokumentum esetén ellenőriznie kell, hogy a munkavállaló ne felejtse el használni az elektronikus aláírását, és aláírta-e a dokumentumot a HR EDMS-ben. A cikk be nem tartása bizonyos kockázatokkal jár. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 136. és 236. cikke - a szabadság kifizetésére vonatkozó határidők megsértése, a nyaralási fizetés késedelmes fizetésének kompenzációs kötelezettsége.

Szabadságigénylés elektronikusan is benyújtható, de az elektronikus dokumentumkezelő rendszer meghibásodása esetén fennáll a szabadság ütemezésének elmaradása, a munkaügyi jogvita felmerülésével járó távolmaradás miatti elbocsátás, valamint a tisztviselők büntetőeljárásának veszélye. a „szabadságdíj” felhalmozásának és nem fizetésének szervezete.

Néhány információbiztonsági kockázat a személyzeti dokumentumfolyam használata során

Az EDMS használatakor meg kell érteni, hogy az elektronikus személyzeti dokumentum egyetlen példányának megsemmisülésének vagy elvesztésének kockázata jelentős jogi problémákat okoz a vállalat számára. Ennek a kockázatnak a minimalizálása érdekében szervezési és technikai intézkedéseket kell hozni - feltétlenül szükséges biztonsági másolatot készíteni az elektronikus dokumentumokról, valamint megszervezni azok megfelelő tárolását. Vészhelyzet esetén (például tűz, helyiségek elárasztása vagy épületszerkezetek megsemmisülése ember okozta katasztrófa/földrengés következtében) a személyzeti EDMS tartalmát és működőképességét a lehető leggyorsabban vissza kell állítani, és az elektronikus dokumentumok biztonsági másolatait semmilyen körülmények között nem szabad elveszíteni.

Fennáll a veszélye a HR szolgáltatás normál működésének felfüggesztésére, ha az EDMS nem elérhető vagy hibás. Ilyen esetre létre kell hozni egy eljárást a papír alapú személyi dokumentumfolyamra való áttérésre, valamint egy eljárást az ezen időtartam alatt készült papíralapú dokumentumok EDMS-be történő bevitelére annak működőképességének helyreállítása után.

Természetesen nem szabad megfeledkeznünk az elektronikus dokumentumok tartalmának szándékos vagy véletlenszerű megváltoztatásának kockázatáról (beleértve a biztonsági másolatok megváltoztatását is). Ebben az esetben a dokumentumot a dokumentumfolyamatban részt vevőknek a megfelelő elektronikus aláírásokkal újra alá kell írniuk, ellenkező esetben jogi szempontból úgy kell tekinteni, hogy ezt a dokumentumot soha nem írták alá, azaz nem létezik és soha nem létezett. Ennek a ténynek a jogi következményeit Ön maga is felmérheti. Figyelembe kell venni, hogy az EDMS általában nem rendelkezik olyan funkciókkal, amelyek lehetővé teszik az elektronikus dokumentumok „visszamenőleges” aláírását.

Eredmények

Ha röviden összefoglaljuk a személyi EDMS jelenlegi helyzetét, akkor egyrészt az elektronikus személyi dokumentumkezelés használatának kétségtelen előnyei, másrészt a személyi állomány számára jelentős jogi kockázatok megjelenése tapasztalható. bármilyen tulajdonformájú szervezet.

Magas kockázatot jelent a bíróságok gyakorlatlansága a munkaügyi jogviták elbírálásában a munkaügyi elektronikus iratkezelés alkalmazása során, valamint a személyi elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos peres eljárásokban részt vevő szakértők csekély száma.

A kizárólag elektronikus személyi dokumentumkezelés bevezetése és alkalmazása során jelentős mennyiségű szervezési és technikai intézkedés végrehajtásának szükségessége korántsem nyilvánvalóvá teszi a szervezet gazdasági teljesítményének javítását. A személyi EDMS megvalósításának költsége meglehetősen jól megbecsülhető, a működési költség többé-kevésbé jól kiszámítható, de könnyen tévedhet a megtakarított pénzösszegben és az EDMS megtérülési idejében - ha rosszul felmérni a felmerülő összetett jogi kockázatokat.

Így a személyzeti szolgálatnak kínálható kevés lehetőség egyikét nevezhetjük meg: az elektronikus dokumentumkezelés alkalmazása a szervezetben kötelező személyi dokumentumok nyomtatványainak elkészítésében és jóváhagyásában. Ezzel egyidejűleg meg kell alkotni és jogilag kifogástalan papírformában kell elkészíteni és megőrizni azokat a végleges dokumentumokat, amelyek megléte a hatályos jogszabályok szerint kötelező.

A HR osztályon már régóta beszélnek az elektronikus dokumentumkezelésre való átállásról. De nem minden dokumentum létezhet csak számítógépen. A munkaügyi jogszabályok, nyilvántartási szabályok, esetenként a személyi okmányok tartalma magyarázza azt, hogy eddig ezek többsége papír alapú, és speciális szabályok szerint irattárba kerül. Nem sokkal ezelőtt az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvében megjelentek a távmunka normái, és velük együtt az elektronikus személyzeti dokumentumok fogalma. A dokumentáció jellemzőiről és a vele való munkavégzés szabályairól cikkünkben olvashat.

Jelenleg a munkaügyi kapcsolatokhoz kapcsolódó főbb dokumentumok szükségszerűen papíron készülnek, bár általában modern automatizált technológiákkal készülnek, azaz elektronikus médián elérhetők. Ennek különböző okai vannak, csak a legfontosabbakat nevezzük meg.

Indoklás 1. Az alkalmazottaknak aláírás ellenében meg kell ismerkedniük a legtöbb személyzeti dokumentummal. Bizonyos esetekben ez az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének előírása.

Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 68. §-a értelmében a munkáltató köteles a munkavállalót felvételkor (a munkaszerződés aláírása előtt) aláírás ellenében megismertetni a belső munkaügyi szabályzattal, a munkavállaló munkatevékenységéhez közvetlenül kapcsolódó egyéb helyi előírásokkal, valamint a kollektív szerződés. A munkáltató felvételi megbízását pedig a tényleges munkakezdéstől számított három napon belül aláírás ellenében bejelentik a munkavállalónak.

2. ok. A levéltári jogszabályok számos személyi dokumentum hosszú távú papíralapú tárolását írják elő.

Ok 3. Bizonyos dokumentumok (például munkafüzetek) csak kézzel írt formában léteznek.

Ezzel párhuzamosan a személyi szolgálatban egyre aktívabban kezdik alkalmazni a papírmentes technológiákat. Ebben a cikkben a papíralapú dokumentumokkal végzett automatizált munka fő módszereiről, valamint az elektronikus dokumentumok feldolgozásának típusairól és szabályairól fogunk beszélni.

AUTOMATIZÁLT MUNKA PAPÍR DOKUMENTUMOKKAL

Először is nézzük meg, hogyan használhatja az elektronikus dokumentumkezelő rendszereket a papíralapú dokumentumok kezelésekor.

HR szótár Dokumentumáramlás - dokumentumok mozgása egy szervezetben a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig

A HR osztály a következő dokumentumokat dolgozza fel:

• bejövő (más szervezetektől érkező);
• kimenő (más szervezeteknek elküldve);
• belső (a szervezetben a vezetési folyamatokban való felhasználásra jön létre).

A személyi dokumentáció sajátossága, hogy elsősorban belső dokumentumokról van szó.

A különféle típusú dokumentumokkal való munka folyamata az egyik tisztviselőtől a másikhoz való átvitelükhöz vezet, vagyis valójában a vállalaton belüli mozgásukig egy bizonyos útvonalon:

• bejövő - az átvételtől a végrehajtásig;
• kimenő - a létrehozástól a küldésig;
• belső - a létrehozástól a végrehajtásig. A dokumentumok mozgatásakor bizonyos eljárásokat kell követni,
• amelyek halmaza a dokumentum típusától függ. Némelyikük automatizálható.

Milyen dokumentumfeldolgozási eljárások automatizálhatók?

Mindenekelőtt az irattervezetek jóváhagyása, nyilvántartása, a végrehajtás ellenőrzése és keresése az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben.

Jegyezzük meg ezen eljárások végrehajtásának főbb jellemzőit a személyzeti dokumentációval kapcsolatban.

1. Dokumentumok elektronikus jóváhagyása.

A dokumentumok jóváhagyásának szükségessége személyi megrendelések, beadványok, más munkakörbe áthelyezési javaslatok elkészítésekor, alkalmazottak jutalmazásakor és sok más esetben felmerül.

A személyi dokumentumok automatizált módban történő elkészítése lehetővé teszi, hogy elkerülje a munka- és időigényes hagyományos jóváhagyási eljárást a dokumentumtervezet másolataival.

A felelős végrehajtók elektronikus aláírása lehetővé teszi a dokumentumok „papír” jóváhagyásának elhagyását, és felgyorsítja azok elkészítésének és elfogadásának folyamatát.

Hogyan szervezzük meg a dokumentumok elektronikus jóváhagyását?

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek tartalmaznia kell a jóváhagyandó dokumentumok jegyzékét, a következő kötelező adatok feltüntetésével:

Ha a szervezet rendelkezik a munkavállalók képviseleti testületével, például egy szakszervezeti bizottsággal, a fenti listán fel kell tüntetni az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve által előírt összes olyan esetet, amikor olyan dokumentumokat kell kibocsátani, amelyek a személyzettel való munkavégzéssel kapcsolatos kérdésekre vonatkoznak. a szakszervezeti bizottság (a munkavállalók másik képviselő-testülete) véleménye.

2. Dokumentumok nyilvántartása.

A személyi okmányok nyilvántartása hagyományosan az Art.-ban felsorolt ​​könyvek, nyilvántartási naplók, nyilvántartási kártyák felhasználásával történik. 695 Az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos közigazgatási levéltári dokumentumok tárolási időszakokat feltüntető jegyzéke, jóváhagyva. Oroszország Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-én kelt, 558. számú rendelete (a továbbiakban: a tárolási idővel rendelkező dokumentumok listája).

Milyen regisztrációs űrlapokat lehet elektronikusan kezelni?

A személyzeti dokumentumok többsége automatizált módban is figyelembe vehető. Az egyetlen kivétel ez alól a szabály alól azok a regisztrációs űrlapok, amelyek a személyi szolgálat munkatársának személyes aláírását írják elő a dokumentumra vonatkozó adatok megadása után és (vagy) a szervezet alkalmazottjának aláírását a dokumentum átvételekor - például egy könyv rögzítésére. a munkafüzetek és a bennük lévő betétek mozgása.

A regisztrációs könyvek, folyóiratok, kártyák formáit a munkáltató önállóan dolgozza ki és hagyja jóvá. Bizonyos esetekben azonban a szabályozási jogszabályok által meghatározott regisztrációs űrlapokat kell használni:

• könyv a munkafüzetek és a bennük lévő betétek mozgásának rögzítésére, valamint a munkafüzet nyomtatványainak és a benne lévő betétlapok elszámolására szolgáló nyugta- és kiadási könyv, amelynek nyomtatványai a munkafüzetek kitöltési útmutatójához mellékelve, jóváhagyott. Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i 69. sz. határozata;

Az NA 12'2009 számú napló a küldő szervezettől üzleti útra távozó munkavállalók részére, valamint a küldő szervezethez érkezett munkavállalók naplója, amelynek nyomtatványait az Egészségügyi Minisztérium, ill. Oroszország társadalmi fejlődése 2009. szeptember 11-én, 739n.

Hogyan automatizálható a dokumentum-nyilvántartási folyamat?

A megfelelő regisztrációs lapokat a kitöltési útmutatóval együtt az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben kell felvenni. Mondjunk példákat ilyen formákra.

A dokumentumok elektronikus nyilvántartása lehetővé teszi a későbbi információk keresését a személyzettel való munkavégzésről, valamint az elemző jelentések és statisztikai jelentések automatizált módban történő összeállítását.

Cégünk megalakulása óta a személyi nyilvántartásokat papír alapú naplókban és nyilvántartási könyvekben vezetjük. Jövő évtől szeretnénk áttérni az automatizált regisztrációra, és a meglévő regisztrációs űrlapokat táblázatba helyeztük át. Ez a munka azt is lehetővé tette, hogy ellenőrizzük, hogy a személyi okmányok számozásával van-e gondunk. Szeretnék logikus és hozzáértő rendszert felépíteni ezek nyilvántartására. Vannak-e olyan szabályok, amelyek szerint az iratokhoz iktatószámot kell rendelni?

A személyi dokumentumok nyilvántartására szolgáló rendszer felépítésekor valóban figyelni kell azok indexelésére (számozására). Ezt a kérdést nem szabályozzák rendeletek, és a munkáltató dönti el, de célszerű figyelembe venni az alábbi ajánlásokat.

1. A munkaszerződéseket egy naptári éven belül iktatják.

Az indexáláshoz egyszerű sorszámokat használnak, amelyekhez a dokumentumok keresésének felgyorsítása érdekében hozzá lehet adni: a munkaszerződés megkötésének évét, annak a szerkezeti egységnek az indexét, amelyhez a munkavállalót felvették stb.

2. A személyzeti megrendeléseket a tárolás időtartamától függően külön nyilvántartásba veszik és indexeljük.

A legtöbb személyi megrendelés hosszú, 75 éves eltarthatósági idővel rendelkezik. Kivételt képeznek az 5 éves megőrzési időtartamú végzések: az éves fizetett és oktatási szabadság biztosításáról, a munkavállalók országon belüli kiküldetéséről, fegyelmi büntetés kiszabásáról, ügyeletről (Ptk. 19. § b) pontja). megőrzési idővel rendelkező dokumentumok listája).

A kialakult gyakorlatban évek óta alkalmazzák az alfanumerikus indexelés módszerét, amikor a rendelés sorszámához betűjelet adnak, például 1-k, 1 l / s stb. Nagy szám esetén A személyzetre vonatkozó megrendeléseket regisztrációkor nem csak a tárolási idők, hanem a fajták (tárgyspecifikus alapon) szerint is felosztják: felvételről, más munkakörbe való áthelyezésről, elbocsátásról stb. Minden tömbhöz saját alfanumerikus index tartozik. .

3. Az alkalmazottak személyi igazolványainak és személyi aktáinak regisztrálásakor különböző módszerek alkalmazhatók - például a dokumentumokhoz és iratokhoz egyszerű sorszámokat rendelnek, és az újonnan felvett alkalmazottak „öröklik” a kilépők személyi igazolványainak és személyi aktáinak számát (hasonló az alkalmazottak személyi számának kiosztásához). Gyakran az alkalmazott személyi számát egyszerűen a személyes kártyák és személyes fájlok számozására használják.

4. A nyilatkozatok, aktusok, jegyzőkönyvek, belső levelezések (jelentések és magyarázó jegyzetek) egy naptári éven belül egyszerű sorszámozással sorszámozásra kerülnek.

5. A hivatalos levelek nyilvántartása rendszerint központilag történik, az alábbi séma szerint felépített indexek hozzárendelésével: az irat sorszáma a naptári év elejétől és annak az iratnak a száma, amelyben a végrehajtott beérkezett irat bekerül. a jövőben iktatandó, vagy annak az ügyiratnak a száma, amelybe az elküldött dokumentum másolata kerül .

Jegyzet! Nem minden regisztrációs könyv (magazin) létezhet csak elektronikus formában

Mint már említettük, a személyi okmányok regisztrációs űrlapjait a megőrzési idővel rendelkező dokumentumok listája tartalmazza.

A munkaszerződések nyilvántartási könyveit, a személyi megbízásokat (hosszú szavatossági idővel), a személyi aktákat, az alkalmazottak személyi igazolványait stb. 75 évig tárolják.

Ezért nem létezhetnek csak elektronikus formában. Amikor ilyen regisztrációs űrlapokkal dolgozik, tartsa be a következő szabályokat.

Szabály 1. Az elektronikus anyakönyvi könyveket (folyóiratokat) a naptári év végén laponként ki kell nyomtatni, és a tárolási időtől függően kemény vagy puha borítóba kell bekötni, amely megegyezik a nyilvántartásba vett dokumentumok tárolási idejével. könyv (magazin).

2. szabály. Minden regisztrációs űrlapot, az eltarthatósági időtől függetlenül, varrással kell ellátni, és nem lehet ragasztani vagy fémkapcsokkal rögzíteni. A könyvek (magazinok) oldalai az űrlap használata előtt meg vannak számozva.

Szabály 3. Azokat a könyveket (folyóiratokat), amelyekben a hosszú távú (10 év feletti) és a tartós megőrzési időre vonatkozó dokumentumokat rögzítik, nemcsak összevarrják és számozzák, hanem befűzik, majd hitelesítik is. A hitelesítő felirat számokkal és szavakkal jelzi a könyv (magazin) varrott és számozott lapjainak számát. Az igazolást a személyzeti szolgálat vezetője vagy szakembere végzi, és a személyzeti osztály pecsétjével igazolja. Ennek hiányában a tanúsító aláírást a szervezet vezetője vagy az általa meghatalmazott személy írja le, és a szervezet pecsétjével hitelesíti.

A regisztrációs lapok milyen jellemzőit határozzák meg a rendeletek?

A munkafüzetek és a bennük lévő betétlapok mozgásának rögzítésére vonatkozó könyvvel, a munkafüzet és a betétlapok rögzítésére pedig a nyugta- és kiadási könyvvel szemben különleges követelmények vonatkoznak. A Munkakönyvek vezetésének és tárolásának, a munkafüzet nyomtatványok készítésének és a munkáltatók rendelkezésére bocsátásának szabályzata 41. pontja szerint jóváhagyva. Az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú, „A munkakönyvekről” szóló rendelete értelmében ezeket a könyveket számozni, befűzve, a szervezet vezetőjének aláírásával hitelesíteni kell, valamint viaszpecséttel vagy pecséttel le kell zárni. zárt.

3. A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése.

A személyzeti szolgálat számára nagy jelentőséggel bír a dokumentumok végrehajtásának figyelemmel kísérése, valamint az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve követelményeinek való megfelelés ellenőrzése a személyzettel való munka során.

A munkavállaló tényleges munkába bocsátásakor a munkáltató köteles vele írásban munkaszerződést kötni, legkésőbb a munkavállaló tényleges munkába bocsátásának napjától számított három munkanapon belül (a Munka Törvénykönyve 67. cikkének 2. része). az Orosz Föderáció). A munkáltató foglalkoztatási megbízását a tényleges munkakezdéstől számított három napon belül aláírás ellenében közlik a munkavállalóval (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 68. cikkének 2. része).

ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK

NA No. 6‘2013 A munkaügyi jogszabályok új változásainak bevezetése lehetővé teszi, hogy a személyi állományokkal végzett munka dokumentálásakor a papírmentes technológiákra való átállás kezdetéről beszéljünk. A 2013. május 4-i 60-FZ szövetségi törvény új 491. fejezetet vezetett be az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvébe „A távoli munkavállalók munkavégzésének szabályozásának jellemzői” (2013. április 19-én lépett hatályba), amely az először beszél a munkáltató és a munkavállaló közötti elektronikus dokumentumok cseréjéről.

A távmunkások munkájának jogi szabályozásának szükségességét már több mint egy-két éve vitatják - a gyakorlatban a munka ilyen jellegű „nem hivatalos” megszervezése meglehetősen régóta létezik. Most a távmunkások legálisan dolgoznak.

A papíralapú dokumentumokról az elektronikus dokumentumokra való áttérés szükségességét elsősorban magának a távmunka sajátossága okozza, amely alatt a munkaszerződésben meghatározott munkavégzési funkciónak a munkáltató, fióktelepe, képviselet helyén kívüli ellátását értjük, egyéb elkülönült szerkezeti egység (ideértve a más területen elhelyezkedőket is), az álló munkavállalón kívül a munkáltató közvetlen vagy közvetett irányítása alatt álló, nyilvános információs és távközlési hálózatok – ideértve az internetet is – igénybevételére szolgáló hely, terület vagy létesítmény, ezt a munkakört, és interakciót folytat a munkáltató és a munkavállaló között a végrehajtásával kapcsolatos kérdésekben (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 3121. cikkének 1. része).

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve közvetlenül kimondja, hogy a távmunkásoknak azokat a személyeket kell tekinteni, akik távmunkára kötöttek munkaszerződést (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 3121. cikkének 2. része), és a munkaügyi jogszabályok hatálya alá tartoznak. egyéb munkajogi normákat tartalmazó aktusok (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 3121. cikkének 3. része).

Mindez azt jelenti, hogy a távmunkásokat általában az általános szabályok szerint kell munkavégzésre regisztrálni, ideértve a munkaügyi kapcsolatok dokumentálására vonatkozó követelmények betartását is. Ugyanakkor a hagyományos papíron elkészített dokumentumok gyakorlatilag minden esetben helyettesíthetők elektronikusakkal, amelyek a személyzettel való munka során felmerülnek.

Miben különböznek a távoli alkalmazottak számára készített dokumentumok a szokásos személyi dokumentumoktól?

A távmunkás számára összeállított elektronikus dokumentumok formailag és tartalmilag általában megegyeznek a hagyományos papíralapú dokumentumokkal, amelyek ugyanazokat az adatokat tartalmazzák: szervezet neve, dokumentum típusa, nyilvántartásba vétel dátuma, nyilvántartási száma, dokumentumkészítés helye, szöveg címe, szöveg, aláírás, jóváhagyó vízumok (ha szükséges), ismerkedési vízumok. Ezen adatok regisztrációjának meg kell felelnie a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények."

Az ezekben a dokumentumokban található információk azonban nem papír, hanem elektronikus formában kerülnek bemutatásra, és információs és távközlési hálózatokon keresztül kerülnek továbbításra, ezért a dokumentumok egyik legfontosabb, jogi erejüket közvetlenül befolyásoló részlete teljesen másképp készül. - az „Aláírás” részlet, valamint a „Vízum a munkavállaló megismeréséhez a dokumentummal”.

Elektronikus aláírás

Az elektronikus dokumentumok cseréje új típusú – elektronikus – aláírást igényel. Ennek hiánya az állampolgártól (leendő távmunkástól) nem teszi lehetővé a papírmentes információs technológiákra való átállást a személyzettel végzett munka dokumentálásakor.

Az elektronikus aláírásról szóló, 2011. április 6-i 63-FZ szövetségi törvény (a továbbiakban: az elektronikus aláírásokról szóló törvény) 2. cikke az ilyen aláírást olyan elektronikus formátumú információként határozza meg, amelyet más elektronikus formátumú információhoz csatolnak. (aláírt információ), vagy más módon kapcsolódik az ilyen információhoz, és amely az tájékoztatót aláíró személy azonosítására szolgál.

Az elektronikus aláírásról szóló törvény 5. cikke két típust ír elő:

Típus 1. Egyszerű elektronikus aláírás - kódokon, jelszavakon vagy más módon megerősíti azt a tényt, hogy egy bizonyos személy elektronikus aláírást hozott létre.

Típus 2. Megerősített elektronikus aláírás, lehet minősíthetetlen és minősített.

Minősítés nélküli elektronikus aláírás:

• az információk elektronikus aláírási kulcs segítségével történő kriptográfiai átalakítása eredményeként kapott;
• lehetővé teszi az elektronikus dokumentumot aláíró személy azonosítását;
• lehetővé teszi az elektronikus dokumentum módosításának tényét annak aláírása után;
• elektronikus aláírási eszközökkel készült.

A minősített elektronikus aláírás megfelel a minősítetlen elektronikus aláírás összes jellemzőjének, valamint az alábbi további jellemzőknek:

• az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcsot a minősített tanúsítvány tartalmazza;
• Az elektronikus aláírás létrehozásához és ellenőrzéséhez olyan elektronikus aláírási eszközöket használnak, amelyek megerősítést kaptak az elektronikus aláírásról szóló törvényben meghatározott követelményeknek való megfelelésről.

Milyen típusú elektronikus aláírást használnak a munkáltató és a távoli munkavállaló közötti elektronikus dokumentumok cseréjekor?

Ezt közvetlenül a cikk 4. része tartalmazza. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 3121. cikke: ha a távoli munkavállaló vagy a távmunkára jelentkező személy és a munkáltató közötti interakciót elektronikus dokumentumok cseréjével biztosítják, akkor továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírásokat használnak.

Tanúsítványokat hoz létre az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcsokhoz, kiállítja azokat az azt igénylő személyeknek (igénylőknek), beállítja a tanúsítványok érvényességi idejét, törli azokat stb. a hitelesítési központ jogi személy vagy egyéni vállalkozó (az Áht. 2., 13. cikke). törvény az elektronikus aláírásokról ).

Van érvényességi ideje a minősített elektronikus aláírásnak?

Jegyzet! Ha a hitelesítési központot a felhatalmazott szövetségi szerv az elektronikus aláírásokról szóló törvény követelményeinek megfelelőnek ismeri el, akkor akkreditációt kap (az elektronikus aláírásokról szóló törvény 2. cikkének 15. cikke)

A minősített elektronikus aláírás mindaddig érvényesnek minősül, amíg bírósági határozat másként nem rendelkezik, feltéve, hogy egyidejűleg teljesülnek a következő feltételek (az elektronikus aláírásról szóló törvény 11. cikke):

• a minősített tanúsítványt egy akkreditált tanúsító központ hozta létre és állította ki;
• a minősített tanúsítvány az elektronikus dokumentum aláírásának időpontjában vagy a megadott tanúsítvány érvényességének igazolásának napján érvényes;
• pozitív eredménye annak ellenőrzése, hogy a minősített tanúsítvány tulajdonosa rendelkezik-e minősített elektronikus aláírással;
• minősített elektronikus aláírást használnak az elektronikus dokumentumot aláíró személy minősített tanúsítványában foglalt korlátozások mellett (ha ilyen korlátozások vannak megállapítva).

Távoli alkalmazottakkal tervezünk munkaszerződést kötni. Elgondolkodtunk a továbbfejlesztett elektronikus aláírás alkalmazásán az elektronikus dokumentumkezelésben. Vannak-e a munkavállalónak és a munkáltatónak további feladatai a fokozott elektronikus aláírás beszerzésével és használatával kapcsolatban?

Az elektronikus interakcióban részt vevők fokozottabb elektronikus aláírás alkalmazása esetén fennálló kötelezettségeit az Art. Az elektronikus aláírásról szóló törvény 10. §-a.

Felelősség 1. Biztosítsa az elektronikus aláírási kulcsok titkosságát.

Kötelezettség 2. Az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványát kiállító hitelesítési központot és az elektronikus interakció más résztvevőit az elektronikus aláírási kulcs titkosságának megsértéséről az ilyen jogsértésről szóló tájékoztatás kézhezvételétől számított egy munkanapon belül. .

Felelősség 3. Ne használja az elektronikus aláírási kulcsot, ha okkal feltételezhető, hogy a kulcs titkosságát megsértették.

Felelősség 4. Az elektronikus aláírásról szóló törvényben meghatározott követelményeknek való megfelelésről igazolást kapott elektronikus aláírási eszközök használata minősített elektronikus aláírások létrehozásához és ellenőrzéséhez, minősített elektronikus aláírásokhoz kulcsok és azok ellenőrzésére szolgáló kulcsok létrehozása.

Kérjük, vegye figyelembe az Art. nagyon fontos rendelkezéseit. Az elektronikus aláírásról szóló törvény 6. §-a. Meghatározza az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok kézi aláírással aláírt papíralapú dokumentumokkal egyenértékűként való elismerésének feltételeit. A minősített elektronikus aláírással aláírt elektronikus formátumú információ a kézírásos aláírással aláírt papíralapú dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak minősül, kivéve, ha az ezeknek megfelelően elfogadott szövetségi törvények vagy rendeletek előírják a dokumentum elkészítésének szükségességét. kizárólag papíron.

Elektronikus dokumentumok cseréje

Helyzet 1. A foglalkoztatáshoz szükséges iratok a Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 65. cikke értelmében a távmunkára jelentkező személy elektronikus dokumentum formájában bemutathatja a munkáltatónak (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 3122. cikkének 3. része), azaz elküldhető emailben.

Az elektronikus iratcsere megszervezésének gyakorlatba ültetéséhez természetesen szükséges a belső munkaügyi szabályzat megfelelő kiegészítései, valamint véleményünk szerint meg kell határozni az elektronikus dokumentumkezelés megvalósításának rendjét és annak megszervezésére vonatkozó követelményeket. a Személyi iratkezelési útmutatóban.

Amikor egy leendő távoli alkalmazott beszkennelt személyes iratokat küld el a munkáltatónak, elkerülhetetlenül felmerül a kérdés azok valódiságának megerősítése. Egyes személyzeti tisztek nem ok nélkül úgy vélik, hogy például az oktatási és képesítési dokumentumok hamisításának elkerülése érdekében nemcsak ezeknek az okmányoknak az eredeti példányait kell beszkennelni, hanem közjegyzői hitelesített másolataikat is.

Szakértői vélemény

E.V. Orlova, a Komo LLC Belső Ellenőrzési Osztályának igazgatója Kinek kell fizetnie egy távoli alkalmazott elektronikus aláírásának létrehozásáért? A továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírás használatához a következő lépéseket kell végrehajtania. 1. Minősített kulcstanúsítvány kiadása (korlátozott érvényességi idővel - például egy év). 2. Készítsen tanúsított biztonságos adathordozót bizonyos mennyiségű biztonságos memóriával. 3. Vásároljon örökös licencet a kriptográfiai információvédelmi eszköz (CIPF) használati jogához: kriptográfiai információvédelem átadására vonatkozó allicenc szerződést és aktiváló kóddal ellátott értesítést. 4. Vásároljon egy univerzális telepítőlemezt speciális szoftverrel és használati utasítással. 5. Rendszeresen kapjon technikai tanácsadást. 6. Telepítse és konfigurálja a szoftvert a munkavállaló számítógépére (ha szükséges). Ehhez szolgáltatásnyújtásra vonatkozó szerződést kell kötnie egy adott régióban található, az FSB által engedélyezett speciális tanúsító központtal: az információs és távközlési rendszerek titkosítási (kriptográfiai) eszközeivel védett titkosítási (kriptográfiai) eszközök fejlesztésének és gyártásának elvégzése; titkosítási (kriptográfiai) eszközök karbantartására; információk titkosításával kapcsolatos szolgáltatások nyújtásához. Például az elektronikus aláírásokat a Taxkom LLC, a Tensor UC, a B2B Connect UD, az SDO OJSC tanúsítási központ, a CenterInform Szövetségi Állami Unitárius Vállalat, az Electronic Moscow OJSC, az (RAC) InfoCenter LLC, az UC LLC Cordon" és mások bocsátják ki. Mindez több ezer rubelbe kerül a munkavállalónak (Oroszország régiójától függően). A munkáltató nem köteles megtéríteni a munkavállaló ilyen jellegű kiadásait. Ha azonban mégis beleegyezik, akkor az általa vállalt kötelezettségnek tükröződnie kell a távoli munkavállalóval kötött munkaszerződésben (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 3123. cikkének 1. része). Tartalmaznia kell továbbá a fokozottan minősített elektronikus aláírás kiadásával járó visszatérítendő költségek részletes listáját, a kártérítés fizetési módját és feltételeit. Amikor a munkáltató ilyen döntést hoz, felmerül a kérdés, hogy a munkavállalót megtérített kiadásokat nyereségadó szempontjából elszámolják-e. Ugyanakkor a Pénzügyminisztérium és Oroszország Szövetségi Adószolgálatának álláspontja ebben a kérdésben még nem alakult ki. Kaphat-e a munkáltató elektronikus aláírást a munkavállaló után, azaz a telephelyén? Mire van szüksége ehhez - a munkavállaló meghatalmazására? A munkáltató nem adhat ki elektronikus aláírást a munkavállaló számára. A távoli alkalmazottnak ezt magának kell megtennie, felveszi a kapcsolatot a telephelye szerinti regionális tanúsítási központtal, és be kell küldenie: kérelmet minősített aláírási kulcs tanúsítvány előállítására; útlevél; az Orosz Föderáció területén lakóhelye szerinti magánszemély adóhatóságnál történő regisztrációs igazolásának közjegyző által hitelesített másolata; SNILS az oroszországi nyugdíjalapban. A munkavállaló az összes szabálynak megfelelően elkészített elektronikus aláírást használhatja személyes célokra, beleértve a távmunkára vonatkozó munkaszerződés aláírását, valamint a kormányzati szolgáltatási portálon (www.gosuslugi.ru). Az elektronikus aláírás magánszemély általi megszerzésére vonatkozó eljárást a következő körülmények magyarázzák. Az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítvány tulajdonosa az, aki a Kbt. 4. pontja szerint. Az elektronikus aláírásról szóló törvény 2. §-a alapján az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványát kiadták. A minősített elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítvány szerkezetében a következőket tartalmazza: vezetéknév, keresztnév, apanév és SNILS a Nyugdíjpénztárban (a tulajdonos számára - magánszemély); Jogi személy OGRN és TIN-száma (a tulajdonos számára - jogi személy). És még akkor is, ha az elektronikus aláírást egy arra jogosult személy (nem a szervezet vezetője) ad ki egy jogi személy számára, a szerkezet ugyanaz lesz. Ebben az esetben az elektronikus aláírás tulajdonosának státusza a jogi személynél marad. A megfelelő minősített tanúsítvány tulajdonosaként jár el, nevében az alapító okiratok alapján felhatalmazott személy jár el (a szervezet vezetője). A szervezet az elektronikus aláírásoknak az arra jogosult személyek számára történő regisztrációját a tevékenységének biztosítása érdekében - jelentések elektronikus benyújtása, elektronikus árverésen való részvétel stb. -, nem pedig a munkavállalók érdekében végzi. A távmunkavállaló által a munkáltató által részére átvett elektronikus aláírás segítségével történő elektronikus dokumentumcsere nem más, mint az aláírásnak a munkavállaló általi személyes használata. És amint fentebb említettük, a szervezet ezt nem fogja tudni megtenni az alkalmazott dokumentumai alapján. Személyi igazolvánnyal rendelkező kulcsképesítési bizonyítvány kiállítása kizárólag magánszemélyek számára történik.

2. helyzet Az Art. 3. része szerint. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 68. §-a értelmében a munkáltató köteles a munkavállalót felvételkor (a munkaszerződés aláírása előtt) aláírás ellenében megismertetni a belső munkaügyi szabályzattal, a munkavállaló munkatevékenységéhez közvetlenül kapcsolódó egyéb helyi előírásokkal, valamint a kollektív szerződés. A távmunkára munkaszerződést kötő személy megismertetése ezekkel a dokumentumokkal elektronikus dokumentumok cseréjével történhet (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 3122. cikkének 5. része).

A távmunka megszervezésének sajátosságai tükröződhetnek a speciálisan kidolgozott helyi szabályozásokban, vagy olyan előírásokban, utasításokban, amelyek tartalmilag jelentősen eltérnek az irodai dolgozók számára hagyományosan készített dokumentumoktól.

Így a távoli alkalmazottak számára tanácsos a következő kérdéseket külön kidolgozni és a vonatkozó dokumentumokban rögzíteni (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 3123. cikke):

• a távmunkások számára a feladataik ellátásához szükséges berendezésekkel, szoftverekkel és hardverekkel, információbiztonsági eszközökkel és egyéb eszközökkel való ellátásának eljárásáról és ütemezéséről;
• a távoli alkalmazottak által végzett munkáról szóló jelentések benyújtásának eljárásáról és időzítéséről;
• az általuk birtokolt vagy lízingelt berendezések, szoftverek és hardverek, információbiztonsági eszközök és egyéb eszközök távoli munkavállalók általi használatáért járó kártérítés összegéről, módjáról és ütemezéséről;
• munkájuk biztonságáról, különösen a munkáltató által ajánlott vagy biztosított berendezésekkel és eszközökkel végzett munka során.

A belső munkaügyi szabályzatban fel kell tüntetni a távmunkás munkaidejének és pihenőidejének sajátosságait. Ezt a rendszert általában saját belátása szerint alakítja ki, ami mindazonáltal nem mentesíti a munkáltatót az Art. 4. része szerinti munkaidő-nyilvántartás vezetésének kötelezettsége alól. 91 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. Szükséges továbbá eljárást megállapítani a távoli munkavállalók éves fizetett és egyéb szabadságok biztosítására (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 3124. cikke).

A jövőben a munkáltató által megállapított normák beépülhetnek a távoli alkalmazottakkal kötött munkaszerződésekbe.

3. szituáció. A távmunkára vonatkozó munkaszerződés és a távmunkára vonatkozó munkaszerződés feltételeinek módosítására vonatkozó megállapodások a felek által meghatározott elektronikus dokumentumok cseréjével köthetők meg (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 3122. cikkének 1. része).

Az üzleti szokások szerinti munkaszerződés megkötésekor az okmányt pecsét hitelesíti. A kézírásos aláírással aláírt papíralapú dokumentummal egyenértékűnek elismert, fokozott elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum egyenértékűnek minősül a kézírásos aláírással aláírt és pecséttel hitelesített papíralapú dokumentummal.

Ugyanakkor a szövetségi törvények, az ezekkel összhangban elfogadott rendeletek vagy az elektronikus interakció résztvevői közötti megállapodás további követelményeket írhat elő az elektronikus dokumentumra annak érdekében, hogy egyenértékű a pecséttel hitelesített papíralapú dokumentummal (6. cikk). törvény az elektronikus aláírásról).

4. szituáció. Ha az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve értelmében a távmunkásnak írásban, akár aláírás ellenében is meg kell ismerkednie a munkáltatói utasításokkal, értesítésekkel, követelményekkel és egyéb dokumentumokkal, akkor azokkal megismerkedhet cserével. elektronikus dokumentumok (5. rész, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 3121. cikk).

• HR iratkezelés

Kulcsszavak:

1 -1