Положение об отделе кадров. Чем занимается коммерческий отдел в компании. Положение о защите персональных данных работников

Из этой статьи вы узнаете:

  • В чем заключается деятельность отдела кадров
  • Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров
  • В чем особенности планирования как вида деятельности отдела кадров

Отделы кадров в организациях обычно входят в службы управления персоналом и выполняют свои функции. Но их обязанности не сводятся исключительно к оформительской работе, касающейся отношений работодателя и персонала: ведению отчетности, делопроизводства и т. п. Возможно, в советские времена все обстояло именно так, но сейчас деятельность отдела кадров представляет собой разнообразную и многоплановую работу. Рассмотрим ее подробнее.

Функции и деятельность отдела кадров

Отдел кадров играет далеко не последнюю роль в компании, и его положение в организационной структуре предприятия отражает значимость его деятельности. Некоторые даже считают, что отдел кадров – визитная карточка организации, ее лицо, поскольку именно с этим подразделением сталкивается каждый новый сотрудник, принимаемый на работу.

Главной функцией отделов кадров является поиск, наем персонала и текущее взаимодействие с трудовым коллективом. Ограничивать деятельность отдела кадров только подбором новых сотрудников и их оформлением на работу – неудачное решение для бизнеса. Без плотного взаимодействия со сложившейся командой и знания специфики функционирования фирмы невозможно правильно набирать новый штат.

В наше время работа с кадрами является совокупностью организационных и других мер и действий, которые необходимы для наиболее полного использования деловых способностей, умений и навыков персонала. Компетентный, мотивированный и заинтересованный в плодотворной работе штат сотрудников – цель деятельности любого отдела кадров. Без этого подразделения, осуществляющего подбор, учет и сопровождение работников, сложно представить функционирование успешной современной организации.

Деятельность отдела кадров на предприятии направлена на выполнение следующих функций:

  • выявлять потребность в новых сотрудниках, вести поиск и наем работников вместе с руководителями подразделений;
  • анализировать текучку кадров и искать способы ее снизить;
  • составлять для специалистов штатные расписания;
  • оформлять личные дела работников, по их просьбе выдавать необходимые справки, ксерокопии документов;
  • осуществлять все операции с трудовыми книжками: принимать, хранить и выдавать их, заполнять в соответствии с актуальными стандартами и нормами оформления по ТК РФ;
  • формировать график отпусков, заниматься их учетом (тоже согласно трудовому законодательству);
  • организовывать для персонала аттестации, подготавливать планы карьерного развития;
  • создавать планы повышения квалификации кадров.

Необходимая документация для деятельности отдела кадров

  1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ).

До того, как начинать набирать персонал, отдел кадров обязан сформировать и утвердить у руководства компании штатное расписание. На его основе уже определяется количество актуальных вакансий. На этот документ можно опираться, аргументируя в суде правомерность увольнения сотрудника по сокращению личного состава. Штатное расписание будет потребовано судом при рассмотрении любого дела, касающегося трудовых отношений, и если проигнорировать этот запрос или подать неправильно составленное расписание, то работодатель лишается шанса выиграть спор.

  1. Трудовой договор.

Подготовка пакета кадровых документов начинается с трудового договора, заключаемого с сотрудником в письменном виде, с подписями обеих сторон. В нем должны быть отражены условия трудовой деятельности и вознаграждения, соответствующие трудовому законодательству и удовлетворяющие как работодателя, так и работника. Оформление данных бумаг – одна из важнейших задач, которую решает отдел кадров в своей текущей деятельности.

  1. Правила трудового распорядка.

Этот внутренний нормативный акт является обязательным для любой компании. Он устанавливает порядок приема и увольнения кадров, списки прав и обязанностей, ответственность нанимателя и работника, режим работы и отдыха, способы мотивации сотрудников, виды дисциплинарных взысканий и многие другие аспекты трудовых отношений.

  1. Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

На основании данного документа новому сотруднику выделяют рабочее место, закрепляют за ним необходимое имущество. Отдел кадров готовит его вместе с трудовым договором на имя работника. Кадровики и непосредственный руководитель нового сотрудника знакомят его с деловой перепиской, необходимыми актами и т. д.

  1. Трудовые книжки.

Это главный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж гражданина. Трудоустраиваясь в компанию, человек обязан ее предъявить (кроме случаев, когда он впервые нанимается на работу или его трудовой договор не предполагает штатного совместительства). Работодатель, в лице сотрудников отдела кадров, должен вести трудовые книжки каждого сотрудника, проработавшего на предприятии от пяти дней и дольше. К хранению трудовых книжек тоже предъявляются свои требования: оно допускается лишь в металлических сейфах или шкафах, к которым имеет доступ только ответственный специалист (назначенный особым приказом).

  1. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В этой книге трудящийся расписывается при увольнении и получении трудовой. Она должна быть прошнурована и пронумерована, содержать печати и подпись. За этим следит отдел кадров.

  1. Договор о полной материальной ответственности.

Деятельность отдела кадров включает в себя подписание с работниками договоров о полной материальной ответственности. Это делается в случаях, когда служащий получает какие-либо материальные ценности на хранение, обработку, продажу (отпуск), транспортировку, использование в ходе производства. Материально ответственным может быть только совершеннолетний гражданин.

  1. График отпусков.

Работодатели обязаны вести график отпусков сотрудников согласно форме № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г.). Помимо формальных требований, к этому документу применяются законодательные нормы. Это соблюдение права некоторых категорий трудящихся на отпуск в определенное или выбранное ими время; предоставление отпуска лицам, работающим по совместительству, одновременно с их отпуском на основном месте работы, и т. д. Документирование времени отдыха входит в деятельность отдела кадров, равно как и учет отработанного времени.

  1. Положение об оплате труда.

Одной из целей деятельности отдела кадров является рациональное использование имеющихся человеческих ресурсов с учетом специфики деятельности компании и сложившейся ситуации на рынке. Для этого обычно применяют системы нормирования и оплаты труда. Принятый порядок вознаграждений фиксируется во внутреннем нормативном акте предприятия – Положении об оплате труда.

  1. Положение о премировании.

Это еще один внутренний документ компании, регламентирующий вопросы оплаты труда. Его готовит отдел кадров, а утверждает руководитель организации специальным приказом. Премии – дополнительные, свыше стандартного оклада, денежные выплаты работникам – необходимы для того, чтобы поощрить их за качественный результативный труд и мотивировать к дальнейшему профессиональному развитию.

Они начисляются тем сотрудникам, которые соответствуют заранее утвержденным условиям премирования. Этот круг лиц, а также условия выдачи премий и их размер соответственно каждой должности или специальности (либо предельное значение) описываются Положением о премировании.

  1. Табели учета рабочего времени.

Они активно применяются в деятельности отдела кадров относительно работников с гибким графиком, для которых нужно постоянно вычислять суммарное рабочее время. В документах этого типа учитывается фактически отработанное за месяц время каждого такого сотрудника (по каждому числу месяца), указывается его Ф. И. О. и табельный номер.

Ведением этих табелей занимается табельщик или другой работник, обязанный заниматься этой деятельностью по приказу руководства компании. Учет отработанного времени необходим для полноценной деятельности бухгалтерии, начисляющей зарплаты, и отдела кадров, контролирующего работу персонала.

  1. Положение о защите персональных данных работников.

Этот документ содержит информацию о том, каковы цели и задачи компании в области защиты персональных данных, в каких отделах и на каких носителях эти сведения хранятся, какими способами собираются и обрабатываются, кто из сотрудников имеет доступ к ним, какая деятельность осуществляется для защиты данных от несанкционированного доступа персонала компании и третьих лиц. Подготовленное отделом кадров Положение о защите персональных данных работников должно быть подписано главой компании.

Планирование как вид деятельности отдела кадров

Планирование имеет два аспекта. В общем смысле так называют деятельность, направленную на разработку стратегии и политики компании, а также отбор методов их реализации. По сути, эта работа сводится к написанию планов – официальных документов определенного типа.

Немаловажным компонентом данной деятельности фирмы является кадровое планирование. Его задачи – обеспечивать компанию человеческими ресурсами в нужном количестве и качестве, оптимально использовать имеющуюся рабочую силу, улучшать социальные отношения на предприятии.

В кадровом планировании сложилось два подхода:

  1. Самостоятельный (у компаний, которые готовят, подбирают персонал).
  2. Подчиненный основным планам – финансовым, коммерческим, производственным (у всех остальных организаций).

Поэтому планирование кадров, как правило, вторично и определяется общей системой составления корпоративного плана, а выполнение мероприятий, касающихся персонала, входят в другие программы, являясь их дополнением и конкретизацией.

Такая деятельность, как планирование кадров, дает возможность определить:

  • потребность фирмы в пополнении штата: сколько сотрудников понадобится, где и когда, какой подготовкой они должны обладать;
  • профессионально-квалификационные схемы по любой должности в каждом отделе (требования к разным категориям служащих);
  • способы сокращения ненужных работников и привлечения необходимых;
  • оптимальное использование кадров соответственно их потенциалу;
  • стратегии развития персонала, повышения их квалификации;
  • модели справедливой оплаты труда, методы мотивации работников, предоставление им социальных бонусов;
  • расходы на предпринимаемый комплекс мер.

Как и любое другое планирование, кадровое подчиняется ряду принципов.

Ключевым правилом сегодня является привлечение к процессу планирования как можно большего количества кадров компании и как можно раньше, с самого начала составления плана. Для социальных проектов, формируемых отделами кадров, этот принцип первостепенен, для всех остальных – желателен.

Второе правило планирования деятельности по управлению кадрами – постоянство. Хозяйственная деятельность компании непрерывна, персонал тоже находится в непрекращающемся движении, поэтому и планирование должно быть постоянным процессом, а не разовым действием. Кроме этого, в этом принципе заложено требование учета перспектив и преемственности (чтобы будущие планы составлялись на основе предыдущих). Результаты исполнения прошлых проектов должны учитываться при построении новых.

Принцип постоянства планирования, которым подчиняются в своей деятельности отделы кадров на предприятии, обеспечивает реализацию третьего правила: гибкости. Гибкие планы (в том числе касающиеся кадров) – такие, в которых любое решение может быть скорректировано в любой момент, если это необходимо. Это качество достигается наличием так называемых подушек, обеспечивающих свободу маневра (в разумных пределах, конечно).

Еще один важный принцип планирования кадров – экономичность: расходы на саму деятельность отдела кадров по анализу и составлению планов не должны превышать эффект от их реализации.

Формирование необходимых условий, позволяющих выполнить план – не менее важное правило любого планирования.

Все эти положения универсальны и применяются на любых управленческих уровнях, не только применительно к кадрам. И в каждом случае, разумеется, будет своя специфика.

Так, планируя деятельность какого-либо отдела фирмы, мы должны учитывать принцип узких мест: общая продуктивность коллектива соответствует результативности самого ленивого и медлительного работника. Однако на более высоком уровне, когда речь идет о деятельности всей компании, этот принцип не работает.

Одна из целей деятельности отдела кадров, осуществляющего кадровое планирование – обеспечить наилучшее раскрытие потенциала и полное использование способностей сотрудников, их мотивация с учетом последствий управленческих решений, принимаемых в компании (социальных, финансовых и т. д.).

Персонал в наши дни – главный фактор, влияющий на эффективность деятельности предприятия. Об успешности планирования можно судить по тому, достигнуты ли стратегические цели фирмы.


* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено психологами. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.
Главная задача отдела кадров -подбор кадров и работа с коллективом.

Что такое кадровая работа?

Проще говоря, кадровая работа – это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации. Располагая заинтересованными в работе кадрами, компания способна вести конкурентную борьбу. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности компании.
Необходимость оформления трудовых отношений, закрепления фактов трудовой биографии работников, ведения учета кадров, сопровождения их движения давно уже стала аксиомой и сегодня приобретает особую актуальность.
Во-первых, эта потребность тесно связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины.
Во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций. Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами.
Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей.
Плохо поставленная работа по учету кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом.
Хуже того, нарушения установленного порядка кадровой работы могут привести к прямым финансовым потерям, отвлечению всевозможных ресурсов Допущенные при создании кадровых документов ошибки нередко приводят к погрешностям в оплате труда и больничных листов работников, к сокращению размера устанавливаемых работникам трудовых пенсий.
Зачастую итогом таких нарушений становятся трудовые споры и судебные слушания.
При разрешении трудовых споров суд, по сложившейся практике, требует от работодателя подтверждения его правоты и опровержения заявлений работника. И нередко ошибки, допускаемые при создании кадровых документов, неверное оформление, приводят работодателей к печальному, но закономерному финалу. Наличие необходимых и надлежащим образом оформленных кадровых документов поможет избежать ошибок, проблем и их последствий.
Ни для кого не секрет, что служба персонала на предприятии - явление далеко не повсеместное. Многие небольшие предприятия, находящиеся на начальном этапе развития, как правило, не имеют отдельной структуры или сотрудника, который занимается вопросами управления персоналом в компании.
Если вам требуется специалист по кадровому делопроизводству, то лучше искать именно такого - будет и дешевле, и практичнее. Если вы считаете, что этот работник должен скрепить коллектив, организовать досуг и отдых - это другой специалист, если должен внедрить эффективную систему оплаты труда - это третий.
«Всё в одном флаконе» встречается редко.
Менеджеры по персоналу подобны врачам с их узкой специализацией, и лишь опытный кадровый работник отчасти похож на семейного доктора, являясь специалистом широкого профиля.
В целом к организации кадровой работы нужно подойти как к бизнес-проекту. Руководителю компании стоит определить для себя критерии оценки деятельности кадровиков. Максимально подробно обсудите в кругу управленцев своего предприятия, что именно должен сделать отдел кадров, в какие сроки, какие средства будут на это выделены, какие ресурсы (люди, деньги) будут задействованы.
Не ждите, что менеджер по персоналу справится с вашими проблемами сам, без помощи коллег, и без выделенного ему бюджета, только за свою зарплату.
Главная функция и первоочередное назначение такого работника - это содействие росту эффективности бизнеса путем обеспечения компании человеческими ресурсами, росту производительности труда, повышению управляемости и мотивированности сотрудников.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадров (далее – Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее – Организация).
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.
1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.
1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.
1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.
1.7. Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации. 1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1. Подбор и расстановка кадров.
2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации.
2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда.
2.4. Повышение квалификации работников.
2.5. Проведение аттестации.
2.6. Формирование кадрового резерва.
2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.
2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

3. ФУНКЦИИ

3.1. Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.
3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.
3.3. Разработка штатного расписания.
3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников.
3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
3.6. Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел,
подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.
3.7. Документальное оформление служебных командировок.
3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.
3.9. Ведение учета работающих в организации военнообязанных.
3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.
3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации.
3.13. Организация и участие в аттестации работников.
3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.
3.15. Составление планов повышения квалификации работников.
3.16. Организация табельного учета.

Отдел имеет право:
4.1. Получать от структурных подразделений, Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.
4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.
4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.
4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.
4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.
4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.
5.2. На Руководителя возлагается ответственность за:
5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины.
5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности.
5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов.
5.2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ

Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.
6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.
6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.
6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

7. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ

7.1. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ КАДРОВОГО ОРГАНА, ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия, которое починяется непосредственно директору предприятия.

1.2. Создание, ликвидация и реорганизация отдела кадров осуществляется приказом директора предприятия.

1.3. Отдел кадров возглавляется начальником отдела, назначаемым на должность приказом директора.

2. ЗАДАЧИ

2.1. Комплектование предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

2.2. Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.

2.3. Подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

2.4. Контроль правильности использования работников в подразделениях предприятия.

3. СТРУКТУРА

3.1. Структуру и штаты отдела кадров утверждает генеральный директор предприятия по представлению начальника отдела кадров.

3.2. В состав отдела кадров могут входить подразделения по приему, увольнению, учету, по работе с рабочими и служащими и т.д.

4. ФУНКЦИИ

4.1. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

4.2. Обеспечение (совместно с руководителями подразделений предприятия) приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью; организация проведения их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

4.3. Создание резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

4.4. Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение.

4.5. Участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссий.

4.6. Определение круга специалистов подлежащих повторной аттестации.

4.7. Участие в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального передвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

4.8. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, распоряжениями и приказами руководителя предприятия.

4.9. Учет личного состава предприятия.

4.10. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

4.11. Хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам.

4.12. Подготовка материала для предоставления персонала к поощрениям и награждениям.

4.13. Подготовка документов по пенсионному страхованию, а так же документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям; представление их в органы социального обеспечения.

4.14. Проведение работы по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материальной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных систем и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.

4.15. Методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия.

4.16. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций.

4.17. Систематический анализ кадровой работы на предприятии, разработка предложений по ее улучшению.

4.18. Табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.

4.19. Анализ причин текучести кадров; разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени; контроль их выполнения.

4.20. Составление и ведение установленной отчетности по учету личного состава предприятия, его подразделений и работе с кадрами.

4.21. Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью.

4.22. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных и конкурсных комиссий.

4.23. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек; подсчет трудового стажа.

4.24. Внесение в трудовые книжки сведений о поощрениях и награждениях работающих.

4.25. Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

5. ПРАВА

5.1. Контролировать состояние трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка.

5.2. Требовать от подразделений предприятия представления справок, данных, отчетов, иной информации, необходимых для осуществления отделом своей деятельности.

5.3. Давать указания подразделениям предприятия по вопросам, отнесенным к ведению отдела кадров.

5.4. Вносить предложения руководителям подразделений по улучшению кадровой работы на предприятии.

5.5. Контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

5.6. Контролировать соблюдение правил трудоустройства, увольнения, переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Начальник отдела кадров несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.

6.2. На начальника отдела кадров возлагается ответственность за соблюдение действующего законодательства, выполнение приказов и указаний руководства предприятия, предоставление достоверной информации о работе отдела.

6.3. Работники отдела кадров несут ответственность в порядке и объеме, установленных соответствующими должностными инструкциями.

7. СЛУЖЕБНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

7.1. Со всеми отделами и производственными подразделениями предприятия по вопросам получения:

Заданий по комплектованию кадрами рабочих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации

Предложений по формированию графика отпусков

Характеристик на сотрудников отдела (цеха)

Информации о нарушении работниками подразделения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка

Объяснительных записок от нарушителей трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка

По вопросам представления:

Графика отпусков

Копий приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников

Копий приказов о поощрении и награждении

Копий приказов о наложении дисциплинарных взысканий

Результатов аттестации

7.1. С отделом экономики и оплаты труда по вопросам получения:

Утвержденного штатного расписания

Положений о премировании работников

Нормативов по труду

Предложений по предупреждению необоснованного сокращения численности занятых на предприятии в случае изменения объемов производства (регулирование продолжительности рабочего времени, перемещение на другие участки работы, введение сокращенной рабочей недели, раннего выхода на пенсию и др.)

Данных учета показателей по труду

Сведений о правильности установления наименований профессий и должностей, применения тарифных ставок и расценок, должностных окладов, доплат, надбавок и коэффициентов к заработной плате

По вопросам представления:

Сведений о текущей и перспективной потребности предприятия в кадрах

Данных о приеме, перемещении, переводе и увольнении работников предприятия

Систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности

Данных учета личного состава

Анализа причин текучести кадров

Предложений по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени

Установленной документации по кадрам

7.3. С бухгалтерией по вопросам получения:

Документов о заработной плате работников для оформления пенсии, выдачи соответствующих справок

По вопросам представления:

Табеля учета рабочего времени

Копий приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников предприятия

Проектов приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении материально ответственных лиц

Графика отпусков

Больничных листов

Копий приказов о материальном поощрении

7.2. С юридическим отделом по вопросам получения:

Заключений, консультаций по правовым вопросам

Разъяснений действующего законодательства, в том числе трудового права

Заключений о соответствии действующему законодательству предоставленных на правовую экспертизу документов

Обобщенных результатов рассмотрения судами трудовых споров

По вопросам представления:

Проектов документов, в том числе проектов приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников предприятия, на правовую экспертизу и для визирования

Запросов по правовым вопросам


Не вникая в суть работы, можно подумать, что коммерческий отдел целиком и полностью следует линейно-штабному принципу. Коммерческий отдел не является единым целым: его функции и сбыт поделены на автономные составляющие, но при этом имеют одинаковую ценность и равноценны для работы всего отдела. Их единственной общей целью является заставить покупателя приобрести тот или иной товар. То, что каждая составляющая работает в коммерческом отделе самостоятельно, не должно негативно влиять на работу, каждая из сторон деятельности привносит свой небольшой вклад в деятельность всего предприятия.

Чем занимается коммерческий отдел в компании

Отличительные черты любой деятельности – наличие её направления и организация задач для достижения желаемых вершин. Цель коммерческого отдела – приобретение физическими или юридическими лицами предлагаемых на рынке товаров и услуг, или обмен их на другие товары к взаимной выгоде. Интересно, что элементы, оперируемые маркетингом, также оперируются и коммерческим отделом. Организация коммерческого отдела сложна, но при этом позволяет ему выполнять множество задач.

Главная цель коммерческого отдела – создание определённой системы мероприятий, направленной на регулирование процессов купли-продажи, удовлетворение спроса и получения прибыли.

Все процессы, регулируемые коммерческим отделом предприятия, подразделяются на два вида: технологические и коммерческие.

Технологические процессы связаны с логистикой. Под этим понятием имеют ввиду все операции, выполняемые при перевозке груза (транспортировка, разгрузка, хранение, фасовка, упаковка). Эти операции – продолжение производственного процесса, и непосредственное движение транспорта.

Коммерческие операции представляют собой все процессы, так или иначе связанные с куплей-продажей. В этот список также входят организационно-хозяйственные процессы. Нельзя сказать, что они непосредственно связаны с куплей продажей, но эти процессы определённо влияют на систематизацию торгового потока.

Коммерческие операции также являются функциями коммерческого отдела:

  • изучение спроса на товар, его прогноз. Исследование потребительского спроса на определённые группы товаров;
  • поиск и выявление поставщиков;
  • все действия, связанные с формировкой ассортимента товаров;
  • управление ассортиментом;
  • экономическое обоснование выбора того или иного поставщика;
  • организация связей с поставщиками;
  • организация сервисного обслуживания;
  • заключение и расторжение договоров, вся работа с документацией;
  • выбор маркетинговых приёмов для продажи товаров;
  • применение маркетинга в соцсетях, реклама в интернете и пр.
  • оценка и изучение собственной деятельности.

Примеры стандартов для коммерческого отдела

Основой для применения любых приёмов и действий в коммерческой деятельности должны быть условия, сложившиеся в настоящее время на рынке.

Правильная и продуктивная работа коммерческого отдела предприятия сложится только при полном понимании всего персонала, какие же задачи коммерческого отдела:

  • реализация;
  • прогноз сбыта;
  • политика реализации – продажа и обслуживание;
  • изучение ситуации на рынке;
  • реклама, маркетинг, развитие торговли;
  • установка цены на весь ассортимент товаров;
  • упаковка и распределение;
  • коммерческие кадры.

Обязанности коммерческого отдела

Многие фирмы до сих пор передают обязанности рекламы в специализированные агентства. Руководство предприятия определяет лишь политику проведения рекламных акций. Но пора уже понять, что реклама во многом определяет политику самой фирмы, от неё напрямую зависит восприятие фирмы клиентами. Лучшим решением в таком случае будет введение должности администратора коммерческого отдела.

Этот человек нужен для того, чтобы следить за тем, что реклама усиливает политику фирмы, но не устанавливает её. Хорошая реклама – одно из важных условий сбыта и покупки товаров. Компании необходимо рассчитывать свои усилия в соответствии с возможностями реализации, производством и распределением.

Изучение рынка

Неважно, откуда получена информация о настоящем состоянии рынка (обращение к рекламным агенствам, собственные наблюдения, использование общей информации в качестве источника), она является важнейшей составляющей для проведения маркетинговых акций. Ответственность за поиск информации, возложенная на высшее руководство, превратит любые полученные знания в бесполезные и ненужные. Гораздо лучше будет возложить её на «рабочий слой», тогда любая полученная информация станет для вас мощным орудием планирования. Этот приём изучения рынка помогает организовать деятельность всех слоёв работников коммерческого отдела, а также прогнозирует сбыт. Изучение рынка ещё не так плотно используется в работе предприятий.

Планирование ассортимента товаров и установление цен

Установление цен в коммерческих отделах администраторами всё ещё не прижилось в отечественных компаниях. Тот факт, что цены должны устанавливаться в коммерческих отделах, считается ересью. Но то, что сотрудники коммерческого отдела должны иметь влияние на ассортимент товаров, понятно всем. Компромиссом, с помощью которого выходят из этой ситуации, будет являться создание нового штаба установления цен, которым будут курировать коммерческие администраторы.

Прогнозирование и планирование доходов и зарплат

От плановой прибыли зависит планирование будущих объёмов реализации и доходов. Эта обязанность обычно возложена на все звенья руководства. Однако, для того чтобы рассчитать плановую прибыль, нужно составить прогноз сбыта. Этим и занимается коммерческий отдел, где изучается ситуация на рынке в настоящее время и прошлые продажи. Только так получится наиболее точный прогноз.

Организация сбыта в общей коммерческой деятельности

Одно из преимуществ данной концепции – возможность координирования работы служб личного состава коммерческого отдела. Также несомненным плюсом является то, что использование этой концепции подразумевает координацию коммерческих операций с остальными составляющими работы (производством, административными работами и финансами). Но самый значительный вклад, внесённый этой концепцией, - это то, что сбыт становится тесно связан с другими видами коммерческой деятельности. Таким образом, руководитель отдела получает большую свободу действий и массу новых средств управления коммерческим отделом. Руководитель отдела налаживает связи с руководством рекламы, научно-исследовательской работы, планирования и развития операций. Совместными усилиями, направляемыми общей политикой фирмы, они добиваются достижения поставленных целей.

Как выглядит структура коммерческого отдела предприятия

При возникновении новой организации, коммерческий отдел появляется сам собой, развивается он стихийно, его работа не слажена. Коммерческий отдел в таких компаниях не имеет чётко установленных границ ответственности, а уровни подчинённости устанавливаются с помощью организационной структуры. Однако, это не мешает продолжению работы отдела.

Обычно вину за непродуктивную работу отдела накладывают на продавцов. Но ответственность также лежит на всём коммерческом отделе. Каждый промах субъекта сказывается на всей системе продаж в целом.

Создано множество различных видов структур, каждая из которых предназначена для выполнения определённых задач и достижения поставленных целей. Крайне важно соответствие коммерческой структуры и дистрибуционной политики компании, только так появится возможность эффективной реализации стратегических задач для развития бизнеса.

Среди множества отделов сбыта чаще всего используются следующие принципы организации работы коммерческого отдела.

Географический. Для использования данного вида организации необходимо размещение в каждом регионе сбытовой единицы в виде официального представителя или филиала.

Продуктовый. Подразумевает конкуренцию между командами, каждая из которых отвечает за сбыт определённого продукта, на одних и тех же рынках.

Клиентский. Этот тип организации подразделяет отделы по категориям, специализирующимся на определённом клиентском уровне. Обычно отделы делятся на отдел работы с корпоративными клиентами и отдел розничных продаж. Но встречаются отделы коммерческой службы с большим количеством подразделений.

Функциональный. Тот случай, когда процесс продаж состоит из последовательного выполнения следующих этапов:

  • поиск и выделение клиентской базы;
  • обсуждение условий работы и пробная продажа;
  • последующее сотрудничество и обслуживание;

Этот вид специализации рассматривает разделение отделов по этапам продажи. Часто используется деление на специалистов коммерческого отдела, работающих с клиентской базой и прямыми продажами, и бэк-специалистов, занимающихся последующими продажами и обеспечением обслуживания.

Матричный. Наиболее выгодно используется организациями, которые занимаются продажей комплексного товара как интеллектуального, так и технического. Продажи таких компаний формируются в виде проектов. Обычно в такие предприятия набирают ведущих специалистов в каждой из используемых на производстве сфер, и все они по очереди работают с клиентом. Наглядным примером компаний, использующих эту структуру, будут консалтинговые агентства, IT-компании и т. д.

Принципы организации

Преимущества

Недостатки

Географическая

Простая структура и близость к клиентам.

Низкая стоимость продаж и относительно небольшие административные затраты.

Теряются преимущества специализации.

Ограниченный управленческий контроль над распределением усилий продавцов.

Сложно работать с широким взаимозаменяемым ассортиментом.

Результативность региона сильно зависит от представителя.

По продуктам

Легче передавать специальные знания по видам продукции.

Легче планировать поставки клиентам.

В случае конкурирующих отделов – высокое покрытие территории.

Дублирование усилий: один клиент ‑ несколько продавцов.

Большие административные затраты.

Требуется высокая степень координации работы.

По клиентам

Позволяет лучше учитывать интересы и потребности клиентов.

Высокая степень контроля над распределением усилий продавцов.

Существует опасность «упустить» потенциально интересную клиентскую нишу.

Функциональная

Низкая зависимость клиентов от конкретного продавца.

Специализация на продажах позволяет продавцам сосредоточиться на том, что они делают лучше всего.

Сильных продавцов можно «разгрузить» с помощью менее дорогого персонала.

Требуется высокая степень координации работы (особенно для подразделений с различными функциями).

Необходимо несколько самостоятельных подразделений мотивировать на общий результат в работе с клиентом.

Матричная (проектная)

Быстрая концентрация разнородных ресурсов на разные сроки.

Высокая степень контроля над работой продавцов и проектной группы.

Большие затраты на продажи и администрирование.

Сложности с мотивацией, учетом затрат.

Конфликты интересов участников.

Ключевые принципы продуктивной работы организационной структуры коммерческого отдела:

  1. Полное соответствие структуры целям и приоритетам предприятия.
  2. Построение структуры вокруг определённых функций.
  3. Фиксирование прав, обязанностей, а также полномочий в структуре.
  4. Устанавливать степень контроля в зависимости от объёмов продаж и самостоятельности продавцов во время совершения сделок.
  5. Развивать гибкость структуры. Она должна подстраиваться под условия рынка, наличие определённых продуктов, колебания цен.
  6. Структура должна быть сбалансирована и учитывать интересы других подразделений: отдел поставок, финансовый отдел, отдел маркетинга.

Грамотно разработанная структура – один из самых необходимых аспектов развития компании, но не все предприятия могут похвастаться наличием её и коммерческого отдела. Большинство считает её формальностью, однако отсутствие этих составляющих приводит к повсеместному беспорядку. Если более опытные сотрудники целиком и полностью понимают «иерархию» предприятия, то для новичков это может оказаться проблемой. Создание определённой структуры поможет им быстрее адаптироваться. Системы без структуры выгодны для руководителей среднего звена, в таких ситуациях они пытаются получить незаслуженные полномочия.

Каждая компания остаётся уникальной, поэтому нельзя говорить, что процессы в них проходят одинаково. Структура, созданная для крупной компании, может сильно отличаться от структуры, созданной для небольшой конторы. Для того чтобы составить верную структуру, необходимо составить схему возможных отделов коммерческой деятельности.

Характеристика ключевых структурных элементов коммерческого отдела

Состав коммерческого департамента

В некоторых коммерческих компаниях для решения важных задач собирается Совет директоров. Так называют собрание ведущих специалистов коммерческого отдела. Открытые обсуждения помогают им совместно достигать поставленные цели, находить лучшие варианты решения производственных и коммерческих задач, избежать разрозненности интересов отделов.

Также возможен следующий вариант построения организационной структуры. Директор по маркетингу становится прямым руководителем коммерческого директора или косвенно управляет им.

Ещё одним вариантом развития организационной структуры является введение должности исполнительного (коммерческого) директора отделов. Такая схема пригодится тем предприятиям, которым необходимо уменьшить количество обязанностей генерального директора и предоставить ему возможность заниматься более срочными и важными задачами. Например, он может потратить своё время на установление деловых связей с компаниями или поставщиками. Исполнительный директор может также принять на себя , службы безопасности или коммерческого отдела.

Отдел продаж

За коммерческий успех отвечает не только отдел продаж, но и остальные составляющие производства. Однако этот отдел приносит основную прибыль предприятию. Система отдела продаж должна быть чётко отлажена, а работники замотивированы, только тогда доходы предприятия будут максимально высоки.

Руководители каждого подразделения для удобства названы старшими менеджерами коммерческого отдела. Простыми словами, каждое подразделение имеет собственного руководителя, который целиком и полностью контролирует его работу. Возможны различные вариации названий этих должностей, но суть от этого не меняется.

Высказывание о том, что отдел продаж – сердце компании, подтверждают многочисленные потоки финансов и информации, связывающие его и остальные отделы.

Наименование

От кого / кому (отдел, служба)

ВХОДЯЩИЕ ПОТОКИ

Сбытовая политика- концепция продаж, ассортимент, цены и др.

Коммерческий директор.

Маркетинг

Методическое обеспечение организации и управления продажами

Начальник отдела продаж. Коммерческий директор

Товар: наличие для текущих продаж, плановый запас, поставки по графику

Товародвижение (склад)

Доставка товаров клиентам: точно по адресу, в срок, без ухудшения потребительских качеств

Товародвижение (дистрибуция)

Информация о наличии и движении товаров

Товародвижение (склад).

Закупки. Логистика. БД

Денежные средства

Бухгалтерия, финансовый отдел

Материальное обеспечение (оборудование рабочих мест – телефоны, компьютеры, и т.д.)

Офис-менеджер

Информационное обеспечение, результаты аналитических расчетов

БД, аналитика маркетинга

Маркетинг

Аналитика по результатам продаж

Маркетинг

Результаты претензионной работы

Маркетинг

Результаты маркетинговых исследований: встречный план продаж по клиентам, сегментам и регионам, новые формы работы с клиентами и др.

Маркетинг

Данные по экономической эффективности продаж в разрезе товаров

Финансовый отдел. БД

Данные о дебиторской задолженности клиентов

Бухгалтерия. БД

Кадры, которые, решают все

Служба персонала

Решение спорных вопросов с клиентами

Юридическая служба. Служба безопасности

ИСХОДЯЩИЕ ПОТОКИ

Деньги в банк / кассу, заключенные сделки, контракты, заказы

Бухгалтерия, финансовый отдел

Бюджет продаж (план продаж)

Финансовый отдел. Маркетинг

Ассортиментный план-заказ на товар

Производство. Закупки. Товародвижение. Логистика. Маркетинг

Бюджет затрат

Финансовый отдел

Информация по обратной связи с клиентом о качестве товаров и услуг компании

Маркетинг

Информация о состоянии целевого рынка, собранная по заданию службы маркетинга

Маркетинг

Предложения в сбытовую политику компании

Коммерческий директор. Маркетинг

Базы данных действующих и потенциальных клиентов. Оперативная отчетность менеджеров по продажам. Итоговая отчетность отдела продаж по результатам работы за период

Коммерческий директор. Финансовый отдел. Маркетинг

Оперативные коммерческие группы

Оперативные группы разделяются по определённым признакам и их количество зависит от сегментации рынка, но есть и другие факторы, влияющие на это. При малом ассортименте и объёме поставляемых товаров, то коммерческие группы делятся по признаку региона. В обратном случае, коммерческие группы делятся по группам товаров, поставляемых в заинтересованные регионы. Организациям, сбывающим или получающим товар от оптовой фирмы, выгоднее собирать группы по отношению к этим контрагентам. Такая же схема используется для организаций сбыта другим предприятиям.

Такая группа состоит из 2-4 человек, в ней нет определённого лидера, и все решения принимаются коллективно. Соответственно, и ответственность за промах одного участника несёт вся команда. Такой способ организации приводит к ускорению рабочего процесса, полной отдаче каждого сотрудника, повышению оперативности и качества работы в целом, упрощению обучения новых сотрудников и создаёт определённую конкуренцию между группами. Группа также производит определённый анализ коммерческого отдела.

Работа в коммерческом отделе продуктивна при соблюдении этих непреложных правил:

  1. Во время рабочего дня запрещено пропускать телефонные звонки.
  2. Каждый сотрудник обязан быть «подкованным» в той сфере, где работает его группа и не может позволить себе иметь провалы в знаниях.
  3. Если группа не компетентна в вопросе клиента, он перенаправляется на обслуживание к группе, обладающей необходимыми знаниями.
  4. Члены группы должны самостоятельно выбирать обеденное время, а также взаимозамещать друг друга, пока кто-нибудь из работников находится в отпуске. Если вопрос не может решиться мирным способом, он направляется на рассмотрение высшему руководству.

Идеальное размещение коммерческих групп выглядит так: все группы находятся в одном помещении, разделённом экранами. Каждый сотрудник имеет собственный телефон и личный монитор, подключенный к общей сети.

Отдел координации и закупок

Организация коммерческой деятельности практически полностью зависит от работы этого отдела. Он тесно взаимодействует как с остальными специализированными отделами, так и с коммерческими группами.

Задачи отдела координации и закупок заключаются в следующем:

  • распределение и контроль поступившего товара;
  • контроль над выполнением задач отделами;
  • отслеживание оперативности поставок и обеспечение гарантий покупателям;
  • поддержание резерва востребованных товаров на складах;
  • контроль единства политики предприятия;
  • создание предложений по изменению ассортимента товаров относительно их востребованности;
  • создание коммерческих групп для работы с поставщиками.

Отдел транспорта и таможенных операций

Во главе отдела стоит коммерческий директор. Основные задачи отдела транспорта и таможенных услуг заключаются в следующем:

  1. Поиск наиболее выгодных способов транспортировки.
  2. Контроль таможенных документов, оформление паспортов сделок.
  3. Организация сопровождения товара по требованию заказчика.
  4. Создание новых складов или зон для перегрузки по обоснованным причинам.
  5. Обеспечение транспортными средствами, в том числе и судоходными.
  6. Контроль за своевременность выполнения доставок и получением заказчиком необходимых документов.
  7. Обеспечение грузов страховыми документами.

Маркетинг-директор управляет множеством отделов. Разберём подробнее функции и задачи некоторых из них.

Отдел маркетинга и цен

Этот отдел отвечает за непрерывное изучение рынка покупателей и рынка предприятий. Полученная информация даёт им возможность предложить маркетинг-директору множество вариантов продвижения того или иного товара, среди которых можно встретить:

  1. Изменения ассортимента товаров относительно прогноза и ситуации, сложившейся на рынке.
  2. Предложения о замене поставщиков на более конкурентоспособных (предлагающих товар дешевле или качественнее имеющегося).
  3. Совершенствование сбытого рынка.
  4. Выход фирмы на более развитые уровни рынка.

Этот отдел ведёт учёт всех закупаемых и сбываемых конкурентами материалов, собирает всю существующую информацию о ценовой политике на рынке, продавцах-конкурентах и действующих индексах. В то же время отдел собирает данные на те фирмы, с которыми они когда-либо контактировали.

Ценовая группа отдела консультирует коммерческие группы по ценам, существующим на рынке в данный момент, проверяет выполненные ими отчёты и отправляет их начальнику коммерческого отдела на рассмотрение. Также ценовая группа выдаёт новые предложения об изменении ассортимента товаров.

Перед масштабными совещаниями отдел обосновывает причину для обсуждений новой ценовой политики, изменений на рынке и других важных вопросов, находящихся в их компетенции.

Необходим для выполнения следующих задач:

  1. Контроль эффективности рекламы того или иного товара, а также фирмы в целом, составление характеристики коммерческого отдела.
  2. Организация рекламных акций и расчёт затрат на их проведение, обоснование причин их решений.
  3. Реализация утверждённого плана проведения мероприятий путём заключения сделок с рекламными компаниями.
  4. Рассылка пробных или рекламных версий товаров.
  5. Отправление продукции компании на участие во всевозможных выставках и ярмарках.

Небольшие компании могут себе позволить объединить два вышеупомянутых отдела.

Отдел работы с посредниками

Занимается разработкой схем продажи. Для качественной работы отделу необходима поддержка остальных составляющих компании: отдел маркетинга и цен, таможенный (транспортный) отдел, отдел организации ТО, отдел координации закупок и продаж. Также привлекаются все коммерческие группы, заинтересованные в продвижении продаваемого товара.

Разработав предложение, отдел работы с посредниками выносит его на рассмотрение совета директоров. И после его утверждения, предложение превращается в целевой план.

Теперь отделу остаётся найти перспективных коммерческих посредников, подготовить все документы для подписи и начать сотрудничество с ними. После подписания договора отдел следит за соблюдением условий, указанных в документе, а также за работой отделов. Переговоры по заключению договора ведёт маркетинг-директор.

Говорит Генеральный Директор

Сергей Мирошниченко, Генеральный Директор ООО «Средневолжская газовая компания», Самара

Мы состоим в числе естественных монополий, являемся сервисной компанией, поэтому подразделений занимающихся продажами и закупками в стандартном понимании у нас нет. Генеральному Директору фирмы подчиняются заместители, главы филиалов и структурных управлений. Каждый отдел довольно самостоятельная структурная единица, имеющая финансовую обособленность, план работы, порядок по проведению работ и выплат. Каждая покупка направлена на обеспечение финансовыми средствами строительства и преобразования сетей. Закупка основной части необходимых товаров производится Управлением производственно-технологической комплектации (УПТК), входящей в состав головной компании, оно подчиняется заместителю генерального директора коммерческого отдела предприятия. На протяжении нескольких лет работы у фирмы появился список проверенных партнеров, структура работы отлажена, в связи с чем, считаю нецелесообразным формирование отдела закупок и предоставление места руководителя этого отдела.

Работники УПТК и работники, отвечающие за проведение торгов (осуществляющие деятельность под руководством первого заместителя Генерального Директора), выбирают поставщика. После чего, отдел торгов анализирует правильность процедуры покупки, выбора поставщика или по запросу котировок, или по конкурсу. Итоговый выбор происходит в отделе торгов, составляется протокол. Как правило, этот процесс осуществляется при подписании серьезных и крупных контрактов. Уникальный товар закупается, как правило, у конкретного поставщика, так как здесь внимание в первую очередь обращается на качество. Управление поставляет продукцию на главный склад по заявке остальных отделений.

Как организовать грамотное управление коммерческим отделом

Финансовая составляющая деятельности компаний не осуществляется сама собой, ей нужно грамотно управлять.

Система управления коммерческим отделом - это комплекс компонентов, взаимосвязи между ними, а также манипуляций осуществляющих коммерческую деятельность предприятия.

Чтобы систематизировать управление коммерческим отделом необходимо:

  1. Подготовить цели реализации коммерческой деятельности.
  2. Рассредоточить функции производства и управления коммерческой деятельностью.
  3. Распределить задачи среди сотрудников коммерческого отдела.
  4. Упорядочить взаимодействия сотрудников коммерческого отдела и очередность выполняемых ими функций.
  5. Обзавестись новой технологией изготовления продукта или реконструировать ее.
  6. Оптимизировать систему стимулирования, снабжение и сбыта.
  7. Осуществить изготовление продукции и торгово-технологический процесс.

Структура управления основана на нескольких подсистемах: методология, процесс, структура и техника управления.

Процесс управления коммерческим отделом компании - это составляющая руководящей сферы, к которой относится и развитие структуры коммуникаций, создание и воплощение управленческих постановлений, создание структуры информационного обеспечения руководства.

Организация управления коммерческим отделом основана на следующих элементах:

  1. Разработка.
  2. Формирование.
  3. Установление свойств обособленных частей, исходя из задач.
  4. Создание координационной схемы, гарантирующей возможность приспосабливаться к смене обстоятельств коммерции.
  5. Разделение обязанностей за коммерческую деятельность.
  6. Формирование схемы предоставления данных, которая поможет в принятии решений.

Цели коммерческой деятельности компании делятся на определенные задачи, объединенные сферой деятельности:

  • закуп товара;
  • система его хранения;
  • пути сбыта и т. д.

Базой создания организационной структуры коммерческого отдела и ее руководства считаются данные принципы:

  1. Определение четкой и точной цели организации коммерческого отдела.
  2. Формирование установки для коммерческого отдела на достижение общих целей организации.
  3. Формирование взаимной работы среди подразделений.
  4. Формирование четкого аппарата и системы руководства с единым подчинением, правильной иерархией на предприятии. Точное разделение обязанностей среди разных участников управления.
  5. Построение разностороннего подхода для работы руководства.
  6. Стремление к минимальному количеству звеньев в цепочке управления.
  7. Формирование ориентирования системы руководства.
  8. Предоставление исполнительной информации.
  9. Гибкость и приспособляемость к текучей среде условий рынка.

Управление коммерческой деятельностью неразрывно связано с руководством всего предприятия. Таким образом, при создании структуры коммерческого отдела и при выборе способа руководства над ним и его деятельностью, нужно помнить о взаимосвязи каждого элемента, входящего в состав системы управления.

Методы управления это средство влияния на руководство и процессы, связанные с отделом коммерческой деятельности. Они состоят из административных, организационных, экономических и правовых. Приведенные методы руководства подразумевают плодотворное сочетание. Их взаимодействие зависит от каких-либо рабочих условий торговой организации и рыночной среды.

  • Отдел продаж: 4 шага к организации эффективной работы менеджеров

Ключевые должности коммерческого отдела для эффективного функционирования компании

Для грамотного руководства отделом коммерческой службы нужно участие людей и систематизация работы. Необходим отбор специалистов коммерческого отдела и их качественное обучение, систематизация и руководство деятельности коммерческих отделов, установление плодотворного сотрудничества между отделениями, занимающимися обслуживанием клиентов. Мы уже выяснили, обращаясь к функциональной связи отдела продаж, что в этих процессах участвует большинство подразделений. В связи с этим основной задачей организации и руководства продаж является наличие профессиональных кадров, от которых все и зависит.

Руководитель коммерческого отдела

На самом первом этапе организации коммерческого отдела необходимо найти ответственного руководителя коммерческого отдела, выделить ему должность и определить полномочия, затем ориентировать в целях работы.

Название должности - не формальность. Не относитесь к названию вакансии без необходимой ответственности. За должностью сотрудника, который работает в коммерческом отделе, должна виднеться суть: обязанности работника, его ответственность перед предприятием, возможности и полномочия, а также требования к нему.

Коммерческим департаментом, в большинстве случаев, руководит коммерческий директор. Отделы, связанные с оборотом денег в компании, должны производить манипуляции, обращаясь именно к нему. Иногда, в зависимости от габаритов производства, близкое по деятельности рабочее место имеет иное название: директор по продажам, директор по продажам и маркетингу или начальник отдела продаж.

Первостепенные задачи коммерческого отдела и его директора. Во-первых, он должен стимулировать и всячески следить за процессом сбыта товара, его увеличением. Во-вторых, совершенствовать связи распределения и осваивать региональную сеть. Руководитель предприятия должен четко сформулировать должностные обязанности, которые сможет понять и выполнять коммерческий директор.

Возможна иная форма взаимодействия - директор сам осуществляет анализ организации коммерческого отдела, находит новые пути их развития и прогресса всего предприятия. В заключение формирования идей, сотрудник коммерческого отдела выдвигает их на суд генерального директора или представляет на совете директоров. Только после подобных мероприятий осуществляется постановка основных целей и формируются дальнейшие перспективы.

Должностная инструкция или положение о коммерческом отделе приводит пример поведения для подобных случаев. Она обращена к выше обозначенным вопросам, связанным с определением целей и задач работы коммерческого директора, построением производственной иерархии, системой взаимодействия сотрудников, способами оценки рабочей деятельности и списком главных задач.

Специалисты по коммерческой деятельности

Специалисты коммерческого отдела участвуют в организации и осуществлении процессов материально-технического обеспечения и сбыта продукции, реализации услуг, проводят маркетинговые исследования и консультируют по этим вопросам.

Их обязанности включают:

  1. Участие в планировании и организации материально-технического обеспечения, контроле выполнения договорных обязательств, поступления и реализации фондов на сырье, материалы, топливо, энергию и оборудование.
  2. Определение требований к материальным ресурсам и готовой продукции и соответствие их качества стандартам, техническим условиям, договорам и другим нормативным документам, составление претензий на поставленные некачественные товарно-материальные ценности и подготовку ответов на претензии заказчиков.
  3. Проведение комплексного изучения и анализа рынков товаров и услуг с целью активного воздействия на потребительский спрос для расширения сбыта продукции.
  4. Подготовку предложений по планированию производства конкретных товаров (услуг) и цен на них в соответствии с изменением рыночной конъюнктуры.
  5. Участие в планировании и организации сбыта продукции (транспортировки, хранения, доведения до потребителя).
  6. Участие в планировании и организации сервиса.
  7. Разработку и участие в проведении рекламных мероприятий.
  8. Консультирование по вопросам маркетинга, другим аспектам организации работы коммерческой деятельности.
  9. Выполнение родственных по содержанию обязанностей.
  10. Руководство другими работниками.

Примеры профессий, входящих в данную базовую группу:

  1. Менеджер коммерческого отдела - специалист, непосредственно занимающийся торговыми операциями: закупками и продажами. Круг обязанностей менеджера коммерческого отдела зависит от специфики и размеров конкретного предприятия, от ниши, занимаемой им на рынке, и т. д.
  2. Специалист по маркетингу (изучению и анализу рынка).
  3. Специалист по рекламе.
  4. Товаровед.
  5. Экономист по договорно-претензионной работе.

Говорит Генеральный Директор

Илья Мазин, Генеральный Директор ЗАО «Офис Премьер», группа компаний Erich Krause, Москва

Начальник коммерческого отдела нужен для организации работы коммерческого отдела. Если необходимо связать две составляющие: получение выгодных коммерческих условий на входе, то есть условий поставки (либо комплектующих, либо готовой продукции), и достижение выгодных условий сбыта. При отсутствии одной из этих функций необходимость в руководителе коммерческого отдела отпадает.

Не нуждаются в управлении коммерческим отделом совсем малые и очень крупные компании. Малые потому, что, чаще всего, им сложно оплачивать большой управленческий аппарат. Обычно в таких ситуациях функции руководителя коммерческого отдела выполняет собственник, если их несколько, то обычно области управления разделены между ними: кто-то может заниматься административно-хозяйственными вопросами, кто-то контролирует финансовый оборот и прибыль (и по сути является коммерческим директором). В крупном бизнесе, наоборот, обязанности коммерческого директора зачастую распределены между директорами направлений.

А вот для среднего бизнеса это ключевая фигура. Руководитель коммерческого отдела - это топ-менеджер, который обеспечивает самое главное в компании – это создание доходной части.

Как провести анализ эффективности работы коммерческого отдела и отдела продаж

Не имеет значение, какое место в иерархии предприятия имеет ваша должность, если вашей обязанностью является работа в коммерческом отделе и стратегическое планирование его деятельности или, скажем иначе, рыночная и маркетинговая стратегия, то вы несете ответственность за осуществление определенного количества продаж и экономический рост фирмы.

Часто ожидаемый оборот продаж не достигается из-за завышения цены продажи, или высокой цены сырья, недостаточного финансирования на рекламу или низкой мотивации сотрудников. Если хоть одна из перечисленных или подобных проблем хорошо известна вам, то при организации работы коммерческого отдела предприятия вы просчитались в планировании. Значит, вы не провели глубокого исследования предыдущих этапов, не обнаружили реальных факторов, оказывающих влияние на увеличение и снижение продаж.

Если не удалось создать область ваших обязанностей коммерческого отдела доступной и понятной; если у вас нет способов своевременного определения положения коммерческой деятельности предприятия, то стоит дождаться реальных финансовых итогов. Но это не относится к компаниям, в которых работает грамотный генеральный директор.

Хороший генеральный директор обычно интересуется не только тем, сколько вы нацелены продать в следующем году и как много вы имеете «горячих» клиентов, он также поинтересуется фактами, на которых основана ваша уверенность. Он не будет удовлетворен информацией о том, что компания несколько лет поднимала уровень продаж в два раза, а теперь есть необходимость нанять более высокооплачиваемых специалистов коммерческого отдела в области продаж, для чего повысить доход нужно на 80%. Также он проанализирует рост рынка в отрасли, который бывает равен как раз 50%. Вывод напрашивается сам собой, не так ли? Ответ очевиден: компания остановилась в своем развитии, а существует из-за предыдущих успехов.
Предположим, вы производственное предприятие или, например, фирма, оказывающая профессиональные услуги. При любом выбранном способе эффективного продвижения, среди сотрудников организации обязаны быть работники, главными обязанностями которых будет взаимодействие с клиентами. К таким способам относится и активные продажи, и реклама, и маркетинговые программы, и клиентские рекомендации и т.д. Насколько глубоко вы провели анализ коммерческого отдела? Дали ли вы точную характеристику коммерческого отдела? Дает ли ваша система анализа ответ на вопросы: по каким причинам наш оборот таков, как действовать, чтобы продавать больше, и в каком объёме продаж мы нуждаемся? Предлагаемая система анализа, которую мы рассмотрим, может решить подобные задачи коммерческого отдела.

Что нужно анализировать в деятельности ваших менеджеров?

1. Результат работы:

  • оборот;
  • устоявшееся число активных клиентов и процент клиентов недавно введенных в процесс;
  • среднее число покупок клиента;
  • дальнейшие перспективы в работе с клиентом и наши возможности в работе с ним;
  • число упущенных клиентов среди тех, с кем уже проводились взаимодействия и тех, кто являлся лишь потенциальным клиентом;
  • число упущенных в прошлом клиентов.

Введя эту информацию в рабочую таблицу Excel, посчитав необходимые показатели, вы сможете получить данные о результате работы каждого конкретного менеджера, который работает в коммерческом отделе:

  • оборот известит вас обо всей финансовой прибыли, принесенной менеджером для фирмы;
  • число активных клиентов и число новых активных клиентов укажут вам, насколько целеустремленно функционирует сотрудник в части привлечения;
  • среднее число продаж для одного клиента обозначит качество клиентов, с которыми работает менеджер коммерческого отдела;
  • возможности клиента в области приобретения вашего товара проинформируют вас о том, как глубоко сотрудник проанализировал клиента, кроме того, вы получите данные для дальнейшего мониторинга продаж;
  • остальные данные укажут на развитие способностей менеджера в области работы с клиентами.
    Все индивидуальные показатели менеджеров, по отдельности и в сумме, сравниваются между собой, плюсом будет учет и среднего показателя для всего отдела, это поможет вам объективно взглянуть и оценить итоги годового финансового оборота.

Начало положено. Стоит отметить, что при оценке результатов вы не найдете причину того, почему показатели работы менеджеров так непохожи друг на друга. А если вы не знаете причины, то не можете правильно руководить ими и исправлять ошибки и неточности. В связи с чем, нужно продолжать анализ коммерческого отдела, углубляясь в него.

2. Активность и затраченные усилия.

Если вы хотите узнать полные данные сотрудников коммерческого отдела по работе с клиентами и затраченные им старания для достижения успеха, значит вам необходимо предварительно описать совокупность всех действий, то есть осуществить описание показателей процессов в области продаж.

Показатели выделяются разные, все зависит от особенностей вашего бизнеса. Обычно реальную информативность в себе несут такие показатели: звонки, встречи, предложения. Естественно, что они могут преследовать множество различных целей, которых может быть множество - обмен информацией, обсуждение проведения презентации, финансовые расчеты, особенности системы оплаты или ее подтверждение и т.д. Хорошо, если они послужат ступенькой к новой стадии отношений с заказчиком, лестница подобного развития выглядит примерно так: знакомство с клиентом, затем глубокое его изучение, на основе полученных данных нужно привлечь его, далее развитие этих отношений и удержание для совершения данной сделки с перспективой будущего сотрудничества.

Наиболее удобным инструментом представления процессов продаж и поиска связи деятельности с определенным этапом продаж, является применение нижеуказанного алгоритма продажи.

Каждый период определяет процесс и стадию продаж, на которой находится заказчик. Если вы составите статистику по текущим клиентам, то появится возможность найти среднюю длительность процесса заключения сделки, что предоставит начальную информацию для построения прогноза продаж по «горячим» клиентам. Применив такую тактику к »сорвавшимся» клиентам, вы обнаружите ступень, на которой клиент решает воздержаться от взаимоотношений с вашей компанией, благодаря чему вы сможете узнать, насколько интересными смотрятся ваши предложения. Алгоритм продаж должен выглядеть следующим образом:

  1. Запрос встречи и определение ее предмета.
  2. Первая встреча.
  3. Установление нужд клиента и возможности вашей компании для их удовлетворения.
  4. Отправка протокола обсуждений и анкет ожиданий клиента.
  5. Назначение новой встречи для обсуждения предложения.
  6. Первая презентация.
  7. Отправка «оффера»

Конечно же, при создании этой системы вами должны быть предусмотрены все варианты. Не факт, что предложение о встрече будет принято, даже если клиент соглашается увидеться, то не всегда подписывает договор, поэтому вам необходимо быть готовым ко многим вариантам развития событий. Например, если вам отказано в подписании договора, а специалист коммерческого отдела смог выяснить действительную причину отказа (он обязан уметь это делать) - клиента не устроила стоимость. Далее, вы можете отправить благодарственное письмо и оповещать его всякий раз, когда цена на интересующий его товар изменяется. При большой базе таких клиентов, можно устроить распродажу для увеличения доли рынка. Также возможно рассмотреть вариант внедрения накопительных карт, которые при достижении нужного количества покупок снизят цену до желаемой отметки.

Для осуществления анализа коммерческого отдела вы должны получить данные результатов описания бизнес-процессов продаж:

  • определение бизнес-контактов с клиентом;
  • определение стадий продаж;
  • назначение этапа сделки идентифицированным бизнес-контактам.

Оценка деятельности ваших менеджеров.

Чтобы добиться этого, сначала вам следует познакомить состав коммерческого отдела с правилами успешных взаимодействий с покупателями. Вы должны донести плюсы деления процесса продаж на этапы и определить цели, для чего нужно провести учет клиентов. Если вы сможете с уверенностью изложить свои размышления и убедите сотрудников в выгоде своих предложений, то информация будет усвоена и принята на вооружение.

В итоговый отчет ваших менеджеров должны входить следующие пункты:

  • инвентаризация нынешних заказчиков и определение их стадии продаж и источник появления;
  • сумма ежегодной прибыли, данные по каждому клиенту: дата начала работы и последнего контакта, их результат;
  • при отказе нужно указать причину причина и ступень, на которой клиент решил отказаться.

Будьте готовы к тому, что, к сожалению, вы можете получить неполный отчет. Иногда это не входит в число обязанностей менеджера коммерческого отдела. Если вы будете настаивать на фиксации истории работ с клиентами, вопреки всему, то рискуете получить обманчивые сведения. Советуем вам вводить такую практику в работе с новыми клиентами.

Для крупных компаний, с огромной клиентской базой, логичным кажется сосредоточение на ключевых заказчиках, обычно это около четверти от общего количества клиентов.

После предоставления отчетности по текущим клиентам, менеджеру необходимо обозначить число активных манипуляций в сторону каждого клиента, сюда можно отнести звонки, встречи, специальные предложения и т.д. Разбив клиентов по группам: »покупающий», «новый покупающий» и «не купивший ни разу», вам легче будет рассчитать показатели, определяющие успех деятельности ваших менеджеров:

  • звонков, встреч, предложений всего;
  • звонков, встреч, предложений новым клиентам;
  • звонков, встреч, предложений старым клиентам;
  • звонков, встреч, предложений новым покупающим клиентам;
  • звонков, встреч, предложений старым покупающим клиентам;
  • звонков, встреч, предложений не покупающим клиентам.

Объединив в таблицу полученную информацию о деятельности менеджера, его активности и потраченными ресурсами, вы узнаете ответы на следующие вопросы:

  1. Какова сумма усилий, затраченная менеджером коммерческого отдела на работу с клиентами?
  2. На крупных, средних или мелких клиентах сосредоточен каждый из менеджеров?
  3. Кто из клиентов приносит наибольшую прибыль?
  4. Сколько усилий (звонков/ встреч/ предложений) нужно потратить сотруднику для того, чтобы получить заказ?
  5. С новыми или старыми клиентами работает менеджер?
  6. Какая часть покупающих клиентов во всей базе?
  7. Пройдя какую ступень, менеджер приближается к подписанию контракта?
  8. На какой ступени обычно клиент отказывает менеджеру?
  9. Каковы главные причины отказа?
  10. Глубоко или поверхностно относится менеджер к работе с клиентом, раскрывает ли он весь его потенциал для взаимодействия с вашей компанией?
  11. Какова часть потерянных клиентов?

Проведя сравнение между коэффициентами KPI и финансовыми итогами, вы сумеете рассчитать среднее число звонков, встреч или предложений для подписания одного договора и его среднюю цену.

Статистка по данным будет говорить примерно следующее: ежемесячно специалист обзванивает порядка 80 клиентов, из них назначает встречи с половиной, и получает 20 офферов, в результате сотрудничать начинают 10 заказчиков с суммой контракта около 5000$. При обратных вычислениях, вы сможете заметить нужную степень затраты профессиональных усилий менеджером для получения прибыли в желаемом размере. Развив процентную систему вознаграждения, вы сможете контролировать активность сотрудников, благодаря финансовым стимулам и бонусам.

Итоговые данные предоставят вам объективную информацию о возможностях менеджера коммерческого отдела, вы сумеете установить области его роста и посодействовать в развитии требуемых способностей с целью увеличения его производительности. Например, в случае если менеджер проводит достаточное количество встреч в рабочий месяц, однако лишь малая часть завершается подписанием договора, а обычный показатель отдела явно превышает его успехи, значит вам нужно установить причину провалов и посодействовать вашему сотруднику в успешном функционировании и увеличении дохода. В случае, если вы заметите, что работник довольно большое количество стараний тратит в работе с новыми партнерами, однако они неэффективны, изучите список его клиентов. Часто оказывается, что менеджер работал в нецелевом сегменте. Если кто из сотрудников занят устаревшей базой клиентов, без привлечения свежего потока, вы должны простимулировать интерес такого сотрудника к иному подходу, даже если показатели такого менеджера являются выше средних. Помочь вам может система введения бонусов за появление новых партнеров.

На данный момент, отделы коммерческой службы отдают предпочтение поиску возможностей уменьшения организационных трат в пользу собственной выгоды, которая зависит от выполнения потребностей клиента. Итак, в современных рыночных отношениях экономический принцип «расчет выгода потребитель» располагается в самом центре внимания отделов, контролирующих финансы организации.

Кадровая служба (КС) организации – структурное объединение, выполняющее обязанности по контролю над персоналом. Первоначальная задача КС – обеспечение оптимизации процесса труда. Рассмотрим, как организована эта служба.

Уровень компетентности управления КС и пределы полномочий в процессе руководства предприятием можно разделить по типам:

  • Полная подчиненность КС управленцу по администрированию (все координирующие схемы заключены в единой подсистеме).
  • Прямое подчинение КС директору предприятия.
  • Кадровая служба имеет статус второй ступени руководства после руководителя организации.
  • В руководство предприятия включена КС.

Организационная схема кадровой службы зависит от многих факторов, например:

  • Вид деятельности предприятия.
  • Штатный объем фирмы.
  • Уровень управленческого потенциала КС и пр.

Организационная структура отдела персонала

Организационная структура отдела персонала должна соответствовать установленным требованиям и возможностям:

  • Возможность быстрого реагирования на изменения и дополнения, связанные с кадровым учетом.
  • Оптимизация функций сотрудников с последующей передачей прямого контроля нижнему управленческому звену.
  • Распределение и закрепление функциональных назначений внутри организации.
  • Регулирование и обеспечение рационального количества работников, находящихся в подчинении у определенного управленца.
  • Соблюдение прав, обязанностей (ответственности за их несоблюдение) работников предприятия.
  • Четкое распределение организационных полномочий.
  • Минимизация затрат, направленных на создание и функционирование управленческой структуры.

Это неполный список того, чем занимается отдел кадров. На разработку схемы организационной структуризации оказывают влияние несколько групп факторов:

  • Особенности устройства и деятельности организации.
  • Использование рабочих технологий и вид производства.
  • Стиль корпоративной этики и персональные нюансы.
  • Разработка или следование эффективным существующим схемам структурной организации.

На проектирование организационного устройства кадровой службы организации может влиять как один, так и сразу несколько факторов. За исходные данные берут показатели:

  • Число ступеней руководства.
  • Численность персонала.
  • Тип управленческой структуры.

Структура отдела кадров объединяет два уровня управления – функциональный и линейный. Именно функциональный тип управления позволяет отобразить функциональное разделение между руководящим составом предприятия и подразделениями. Для построения функционального управления, закрепления технологической последовательности производства за каждым руководителем (или уполномоченным лицом) используют принцип матрицы.

Чем занимается отдел кадров

Должностные обязанности отдела кадров сформулированы в ТК РФ.

Основное внимание кадровой службы направлено на реализацию эффективного управления штатными ресурсами предприятия. Сюда относится:

  • Усовершенствование отношений в рабочем процессе.
  • Оценка профессионального соответствия при выборе соискателя на должность.
  • Разработка и внедрение обучающих программ и социальных проектов для сотрудников фирмы.
  • и пр.

Действия КС носят преимущественно аналитический характер при организации рабочего процесса. Подобная деятельность требует регулярных внутренних нововведений, обучения новых специалистов для последующей работы в КС организации, разработки программы обучения для приобретения профессиональных навыков в соответствии с современным течением.

Подобные действия обусловлены необходимостью качественного выполнения ряда функциональных задач кадровой службы:

  • Установление квалификационного уровня в соответствии с текущими экономическими требованиями.
  • Контроль увеличения затрат на обеспечение рабочего процесса.
  • Формирование корпоративной политики с учетом установленного многонационального сочетания сотрудников, нанятых на отечественном рынке труда, и привлеченных иностранных специалистов.
  • Отдел по подбору персонала занимается урегулированием рабочих отношений в соответствии с ТК РФ.
  • Разработка и внедрение возможности обеспечения работы сотрудников, используя удаленный доступ к ресурсам организации.

Условно можно выделить два функциональных направления КС:

  1. Управленческий контроль трудовых отношений.
  2. Документальное фиксирование условий трудового соглашения.

Контроль трудовых отношений означает:

  • Штатное планирование.
  • Укомплектование персонала предприятия.
  • занимаемой должности.
  • Обучение и предоставление возможности профессионального роста работников организации.
  • Использование системы поощрения и роста в социальной сфере.
  • Обеспечение и соблюдение безопасных условий труда.

Условия трудового соглашения должны быть документально зафиксированы. Документы отдела кадров:

  • Распоряжения, приказы.
  • Заполнение установленных учетных информационных форм.
  • Оформление и последующее ведение трудовой документации сотрудника.
  • Формирование .
  • Консультационные услуги.
  • Расчет графика рабочего времени.
  • Выдача документов, требующихся сотруднику для получения разного рода выплат (льготы, пособия, пр.).

Обширный функциональный ряд КС требует качественного подбора сотрудников на должности в отделе кадров.

Организация работы отдела кадров

Количество специалистов для КС обосновано рациональным разграничением и стабилизацией рабочего процесса каждого отдельного предприятия. Для этого используют «Квалификационный справочник», в котором обозначены должности:

  • управленческий состав;
  • специалисты;
  • технические исполнители.

Каждой обозначенной должности соответствует характеристика, включающая обязательные предписания:

  • круг обязанностей, возлагаемых в связи с занимаемой должностью;
  • специальные знания;
  • квалификационные требования.

Организация работы происходит в соответствии с уровнем сложности и объемом поставленных задач службы. Каждый работник должен обладать специализированными знаниями и навыками:

  • Полное владение информацией об области, специфике ведения деятельности предприятия.
  • Управленческие и лидерские качества.
  • Обучаемость.
  • Владение основами финансового формирования.
  • Дипломатические навыки и пр.

Большинство кадровых служб организаций предоставляют следующие вакансии:

  1. Руководитель службы управления персоналом.
  2. Менеджер:
    • по кадровой работе;
    • социальным льготам;
    • компенсации;
  3. Специалист:
    • по работе с соискателями;
    • по обучению;
    • по трудоустройству;
    • кадрового делопроизводства.

Наличие должностей определяется спецификой предприятия и функциональными задачами кадровой службы.



Похожие публикации